Praktyczny przewodnik po ekspansji w UE - przez jakie rejestry musisz przejść sprzedając do innych krajów?

Planujesz rozpocząć sprzedaż w kolejnym kraju Unii Europejskiej? Oprócz tłumaczenia ofert, konfiguracji marketplace i organizacji dostaw musisz uwzględnić również obowiązki środowiskowe wynikające z unijnych i lokalnych przepisów. Dotyczą one także małych sklepów internetowych, a sprzedaż jednego produktu może wiązać się z koniecznością kilku niezależnych rejestracji EPR. 

Nie istnieje jeden numer EPR, który zapewnia zgodność we wszystkich państwach Unii Europejskiej. Każdy rynek ma własne wymagania i procedury, dlatego sprzedawca musi ustalić, jakie rejestracje dotyczą jego działalności, jakie formalności należy dopełnić przed rozpoczęciem sprzedaży oraz jak przygotować się do późniejszego raportowania. Pokazujemy również, jak wykorzystać dane z Sellasist oraz aplikację EPRPilot do przygotowania raportów dotyczących opakowań.  

EPR, czyli rozszerzona odpowiedzialność producenta, to system, w którym przedsiębiorcy wprowadzający określone produkty lub opakowania na rynek uczestniczą w finansowaniu gospodarowania odpadami. Obowiązki te mogą obejmować rejestrację, składanie deklaracji oraz wnoszenie wymaganych opłat.

W Polsce jednym z podstawowych narzędzi służących realizacji obowiązków środowiskowych jest BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami). To krajowy system, w którym rejestrują się m.in. przedsiębiorcy wprowadzający produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny czy baterie, jeżeli podlegają odpowiednim obowiązkom.

Rejestracja w polskim BDO nie zastępuje jednak rejestracji wymaganych w innych krajach UE. Również rozporządzenie PPWR, stosowane od 12 sierpnia 2026 roku, nie wprowadziło jednego numeru EPR obowiązującego w całej Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy nadal muszą weryfikować wymagania poszczególnych rynków.

Najważniejsze są trzy obszary, które mogą dotyczyć działalności e-commerce: opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny oraz baterie.

W zależności od kraju rejestracja może odbywać się bezpośrednio we właściwym rejestrze lub za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producenta. Dlatego warto ustalić sposób uzyskania numeru, wymagane dokumenty oraz ewentualną konieczność ustanowienia upoważnionego przedstawiciela.

1. Opakowania

Obowiązki mogą obejmować zarówno opakowanie produktu, jak i karton, folię czy inne materiały wykorzystywane podczas wysyłki.

W zależności od kraju i modelu sprzedaży konieczna może być rejestracja, zawarcie umowy z organizacją EPR oraz rozliczanie masy wprowadzanych opakowań.

Przykładowo w Niemczech funkcjonuje rejestr LUCID, we Francji przedsiębiorcy objęci obowiązkami otrzymują numer identyfikacyjny IDU w ramach systemu SYDEREP, a w Czechach mogą realizować obowiązki za pośrednictwem organizacji EKO-KOM.

Niektóre formalności sprzedawca musi wypełnić samodzielnie, inne może powierzyć odpowiedniej organizacji, firmie doradczej lub upoważnionemu przedstawicielowi, zgodnie z lokalnymi przepisami.

2. Sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE)

Jeśli sprzedajesz elektronikę, urządzenia oświetleniowe, elektronarzędzia lub inne produkty zaliczane do sprzętu elektrycznego i elektronicznego, sprawdź obowiązki WEEE.

Poszczególne państwa prowadzą własne systemy rejestracji producentów. Przykładowo w Niemczech rejestrację prowadzi Stiftung EAR, natomiast we Francji przedsiębiorcy objęci obowiązkami uzyskują numer IDU dla odpowiedniego sektora.

Warto pamiętać, że nawet jeśli bateria lub akumulator stanowi integralną część urządzenia, może podlegać odrębnym obowiązkom EPR. Rejestracja WEEE nie zastępuje wymaganej rejestracji baterii.

3. Baterie i akumulatory

Obowiązki EPR dotyczą nie tylko baterii sprzedawanych osobno, ale także tych wbudowanych w słuchawki bezprzewodowe, elektronarzędzia czy zabawki. Od 18 sierpnia 2025 r. obowiązują nowe unijne przepisy EPR dla baterii, wymagające od odpowiedzialnych przedsiębiorców rejestracji na właściwych rynkach.

EPR może obejmować również tekstylia, meble, zabawki czy opony, zależnie od kraju. Przykładowo we Francji sprzedaż odzieży może wiązać się z obowiązkami dotyczącymi zarówno opakowań, jak i tekstyliów.

Nie każdy sprzedawca musi przechodzić przez wszystkie rejestracje. Obowiązki zależą od rodzaju produktów, kraju sprzedaży oraz tego, komu sprzedajemy towary. Inne zasady mogą dotyczyć sprzedaży bezpośrednio do konsumentów, a inne dostaw do lokalnych dystrybutorów.

Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedaż prowadzisz we własnym sklepie, czy przez platformy takie jak Amazon lub eBay. Jeśli Twoja firma podlega obowiązkom EPR, musi je realizować niezależnie od kanału sprzedaży. Marketplace mogą weryfikować numery rejestracyjne sprzedawców, ale nie przejmują automatycznie ich obowiązków.

Przed uruchomieniem sprzedaży na nowym rynku warto sprawdzić, jakie obowiązki EPR dotyczą Twojej firmy. Poniższe pięć kroków pomoże Ci uporządkować formalności i przygotować się do realizacji lokalnych wymagań. 

1. Ustal kraje sprzedaży i model dostawy. Sprawdź, dokąd trafiają produkty, komu je sprzedajesz i kto odpowiada za ich wprowadzenie na dany rynek.
2. Sprawdź kategorie EPR. Ustal, czy obowiązki dotyczą opakowań, WEEE, baterii lub innych produktów.
3. Znajdź właściwy rejestr lub organizację EPR. Zweryfikuj wymagane dokumenty, sposób uzyskania numeru oraz ewentualny obowiązek ustanowienia przedstawiciela.
4. Dopełnij formalności. Przeprowadź wymagane rejestracje, zawrzyj odpowiednie umowy i przygotuj numery do weryfikacji przez marketplace, jeśli są wymagane.
5. Zorganizuj raportowanie. Sprawdź, jakie dane trzeba gromadzić, jak często składać deklaracje i w jaki sposób rozliczać opłaty.

Ostatni krok jest szczególnie ważny przy sprzedaży do kilku państw. Nawet jeśli sklep ma już wszystkie wymagane numery EPR, nadal musi ustalać, ile produktów i opakowań wprowadził na poszczególne rynki.

Raportowanie EPR możesz usprawnić, korzystając z dwóch uzupełniających się narzędzi: Sellasist i EPRPilot. Sellasist pozwala zarządzać zamówieniami i produktami z różnych kanałów sprzedaży w jednym panelu. Z kolei EPRPilot wykorzystuje odpowiednio przygotowane dane sprzedażowe do obliczania masy opakowań i generowania raportów EPR dla poszczególnych rynków. 

Jak przygotować raport EPR z danymi Sellasist? Krok po kroku

Krok 1. Przygotuj konto w EPRPilot

Rozpocznij od założenia konta w aplikacji EPRPilot. Określ kraje oraz rodzaje obowiązków, dla których chcesz przygotowywać raporty, np. opakowania w Niemczech i Czechach.

Krok 2. Wyeksportuj dane sprzedażowe z Sellasist

Zaloguj się do Sellasist i przejdź do sekcji Administracja → Eksport → Dodaj eksport. Utwórz szablon dla zamówień i wybierz potrzebne informacje, m.in. datę sprzedaży, kraj dostawy, produkty oraz sprzedane ilości.

Następnie przejdź do listy zamówień, wybierz odpowiedni okres i statusy, a potem pobierz przygotowane zestawienie w formacie CSV. Upewnij się, że uwzględnia właściwe zamówienia zrealizowane w danym okresie.

Krok 3. Zaimportuj dane do EPRPilot

W aplikacji EPRPilot skorzystaj z funkcji importu CSV. Wczytaj plik z Sellasist i dopasuj jego kolumny do danych wymaganych przez aplikację. W ten sposób przeniesiesz informacje o sprzedanych produktach, ich ilościach i krajach dostawy, bez konieczności ręcznego wprowadzania każdego zamówienia.

Krok 4. Uzupełnij informacje o opakowaniach

Sama liczba zamówień nie wystarczy do przygotowania raportu. Trzeba również ustalić, z jakich materiałów składają się opakowania i ile ważą. W EPRPilot możesz przypisać odpowiednie materiały i masy do profili opakowań. Dzięki temu raz przygotowane informacje można wykorzystywać przy kolejnych rozliczeniach, o ile sposób pakowania się nie zmienił.

Krok 5. Wygeneruj raport opakowań

Wybierz w EPRPilot kraj, okres rozliczeniowy oraz właściwą kategorię. Aplikacja przygotuje zestawienie na podstawie zaimportowanej sprzedaży i przypisanych danych o opakowaniach.

Przed wykorzystaniem raportu sprawdź poprawność danych, a następnie wyeksportuj go do dalszego rozliczenia.

Co zyskujesz?

Dzięki EPRPilot ograniczasz ręczne obliczanie masy opakowań i przygotowywanie osobnych zestawień dla poszczególnych rynków. 

Po skonfigurowaniu produktów i profili opakowań możesz wykorzystać je ponownie w kolejnych okresach rozliczeniowych. Wystarczy przygotować aktualne dane sprzedażowe, sprawdzić poprawność informacji i wygenerować nowe zestawienie.

EPRPilot wspiera również raportowanie dotyczące sprzętu elektrycznego i elektronicznego (WEEE) oraz baterii, a także monitorowanie terminów deklaracji.

WAŻNE: Warto pamiętać, że wygenerowanie raportu w aplikacji nie oznacza automatycznie złożenia wymaganej deklaracji do urzędu lub organizacji EPR. Raport stanowi podstawę do dalszego rozliczenia zgodnie z procedurą obowiązującą w danym kraju.

Nie każda firma potrzebuje tych samych rejestracji. Obowiązki różnią się między krajami i kategoriami produktów, dlatego warto ustalić je przed rozpoczęciem sprzedaży. Równie ważne jest przygotowanie danych niezbędnych do późniejszego raportowania. Sellasist pomaga uporządkować informacje o sprzedaży i opakowaniach, które możesz następnie wykorzystać do przygotowania raportów w aplikacji EPRPilot.

Otoneso specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców w realizacji obowiązków EPR w Polsce i na rynkach europejskich. Pomaga w analizie wymagań, rejestracjach, organizacji upoważnionej reprezentacji oraz przygotowywaniu deklaracji i raportów środowiskowych.

Jeżeli planujesz ekspansję lub chcesz zweryfikować obecne obowiązki, na stronie otoneso.pl możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji i sprawdzić, jakie wymagania dotyczą Twojej działalności.