Braki w zamówieniach pod kontrolą - nowy tryb w Sellasist WMS

Nawet w dobrze zaprojektowanym magazynie zdarza się, że pracownik nie może znaleźć produktu we wskazanej lokalizacji lub kompletuje mniej sztuk, niż powinien. Z czego to wynika? Przyczyną może być między innymi pomyłka w stanach magazynowych, odłożenie produktu w złe miejsce lub uszkodzenie towaru. Standardowo w takiej sytuacji trzeba przerwać zbieranie i zgłosić problem, co znacznie wydłuża decyzję dotyczącą zamówienia. 

Sellasist WMS zmienia i porządkuje ten proces, dzięki kompletnemu systemowi obsługi braków. Od teraz brak towaru w lokalizacji nie sparaliżuje pracy Twojego magazynu!

Jak działa nowa obsługa braków magazynowych w Sellasist WMS? Gdy magazynier zauważy, że brakuje produktu, po prostu zgłasza to w systemie, odkłada zamówienie do wyznaczonej strefy na przeczekanie i nie tracąc czasu skupia się na dalszej pracy. Takie powiadomienie trafia prosto do Biura Obsługi Klienta, które od razu kontaktuje się z kupującym i ustala dalsze kroki, np. zamianę produktu, wysyłkę tylko części zamówienia lub jego anulowanie. BOK po rozmowie z klientem wprowadza jego decyzję do systemu i w zależności od tego, jaka jest decyzja, system oznacza zebrane wcześniej produkty jako do pakowania lub z powrotem na półki. Dzięki temu każda osoba wie, jakie działanie powinna wykonać, a obsługa braku nie blokuje pozostałych procesów magazynowych.

Wcześniejsze rozwiązanie w Sellasist WMS umożliwiało jedynie oznaczanie brakujących produktów podczas zbierania. Dalsza obsługa zamówienia wymagała ręcznej edycji w panelu i zmiany jego statusu, aby można było ponownie rozpocząć zbieranie.

Nowa funkcja pełnej obsługi braków magazynowych pozwala zarządzać zgłoszonymi brakami w dedykowanym trybie WMS. Dzięki temu magazynier może kontynuować pracę, a zamówienia z brakami trafiają do osobnego procesu, w którym można rozwiązać problem i skierować je ponownie do zbierania.

Najważniejsza różnica: nowe rozwiązanie upraszcza wznowienie realizacji zamówienia, ogranicza konieczność ręcznego zarządzania jego statusem, a także pozwala dostosować scenariusz obsługi braków do Twojego procesu magazynowego.

Główne zalety takiego rozwiązania

• Brak przestojów – magazynier zbierający zamówienia nie traci czasu na szukanie rozwiązań i od razu kontynuuje pracę.
• Jasny podział zadań – BOK przejmuje kontakt z klientem, a system podpowiada magazynierowi kolejne kroki, co dalej zrobić z zebranym towarem. 
• Uniwersalność – obsługa braków jest dostępna niezależnie od tego, czy korzystasz z pełnej wersji WMS, czy tylko z trybów zbierania oraz pakowania.

W Sellasist WMS ten proces został całkowicie zautomatyzowany i podzielony na trzy przejrzyste etapy:

• Szybkie zgłoszenie na magazynie – magazynier odnotowuje brak w aplikacji i bez straty czasu dokańcza zbieranie pozostałych artykułów. 
• Osobna zakładka do decyzji – zamówienie trafi do osobnej zakładki (Braki w zamówieniach), gdzie Biuro Obsługi Klienta może przejąć kontakt z kupującym.
• Automatyczne przekierowanie – system sam kieruje zamówienie do pakowania, ponownego zbierania bądź rozlokowania towaru.

Przygotowanie ustawień

W pierwszej kolejności musisz zdefiniować status, do którego będą trafiać zgłaszane zamówienia z brakami oraz dodać odpowiedni szablon wydruku dla etykiet zamówień z Brakami. Możesz wybrać gotowy szablon a4 lub format etykiety, a następnie skonfigurować odpowiednią akcję automatyczną do wydruku. 

W zakładce Magazyn → Ustawienia WMS możesz także zdecydować, czy po wykryciu braku produktu zbieranie zamówienia ma być kontynuowane, czy zamówienie powinno od razu trafić do osobnego statusu, bez konieczności zbierania pozostałych produktów.

• Opcja: Moment zmiany statusu zamówienia z brakami 

Zgłaszanie braku podczas zbierania

Co w sytuacji, gdy podczas zbierania nie znajdziesz produktu lub nie znajdziesz wymaganej ilości. 

 1. Oznacz produkt jako brak.

2. Podaj liczbę brakujących sztuk.

Zgłoszenie braku nie przerywa aktywnego procesu. Nie musisz opuszczać trybu zbierania ani od razu kontaktować się z BOK. 

Jeśli korzystasz z wózka z koszykami, przypisz brak do koszyka odpowiadającego danemu zamówieniu.

 3. Kontynuuj zbieranie pozostałych produktów lub przejdź do kolejnego zamówienia.

Zakończenie zbierania wózkiem

Po obsłużeniu wszystkich produktów, system wyświetli informację, że w zebranych zamówieniach wystąpiły braki. Zobaczysz, których zamówień dotyczy problem i zdecydujesz, czy chcesz kontynuować pracę, czy zamknąć wózek.

Po zamknięciu wózka, brakujące pozycje otrzymają w zamówieniach odpowiednie oznaczenie, a zamówienia trafią do zakładki Braki w zamówieniach.

Etykieta zamówienia z brakami

Po zakończeniu zbierania zamówienia z brakami, możesz wydrukować etykietę zawierającą między innymi:

• numer zamówienia;
• listę zebranych produktów;
• listę brakujących produktów;
• kod kreskowy zamówienia.

Etykietę możesz dołączyć do koszyka i odłożyć go na wyznaczoną półkę z brakami. Po podjęciu decyzji przez BOK, pracownik skanuje kod zamówienia i od razu przechodzi do właściwego procesu, na przykład pakowania lub dalszego zbierania.

Braki w strefie sortującej

Jeśli zebrane produkty mają trafić do strefy sortującej, po zakończeniu zbierania system kieruje pracownika do ich rozłożenia. Nie wyświetla wtedy osobnego podsumowania zamówień z brakami ani brakujących pozycji.

Informacje o brakach zobaczysz:

1. W podglądzie strefy sortującej.

2. W szczegółach zamówienia.

3. W zakładce Braki w zamówieniach.

Zebrane produkty pozostają w odpowiednich lokalizacjach do czasu podjęcia decyzji dotyczącej zamówienia.

Typ statusu braku informuje, jaką czynność należy wykonać po decyzji BOK. Dostępnych jest kilka statusów:

• Oczekujące – brak został zgłoszony, ale nie podjęto jeszcze decyzji dotyczącej zamówienia.
• Do zebrania – do zamówienia dodano nowy produkt albo nadal trzeba zebrać część zamówienia.
• Do rozlokowania – zebrane produkty nie są już potrzebne i należy odnieść je do lokalizacji magazynowych.
• Do częściowego rozlokowania – tylko część zebranych produktów trzeba odnieść. Pozostała część nadal należy do realizowanego zamówienia.
• Do pakowania – wszystkie produkty z zamówienia już są gotowe do spakowania, wejście w zamówienie przekieruje na tryb pakowania.
• Produkty do zebrania oraz rozlokowania – zamówienia, które kwalifikują się jednocześnie do zbierania i do rozlokowania (np. z zamówienia usunęliśmy zebrany produkt X, a dodaliśmy produkt Y – produkt X będzie trzeba rozlokować, a produkt Y będzie należało zebrać).
• Produkty do pakowania oraz rozlokowania – zamówienia w których produkty są zebrane i gotowe do pakowania, lecz część zamówienia jest do rozlokowania na magazynie.

System aktualizuje sposób dalszej obsługi na podstawie zmian wprowadzonych w zamówieniu.

Zgłoszenie braku na magazynie to dopiero początek. Kluczowym etapem jest szybka reakcja Biura Obsługi Klienta, które kontaktuje się z kupującym i ustala dalszy plan działania. W zależności od decyzji klienta, Sellasist automatycznie dostosowuje ścieżkę obsługi zamówienia.

Anulowanie całego zamówienia

Bywa tak, że brakujący produkt był głównym powodem zakupu i bez niego klient rezygnuje z całej paczki. W takim wypadku celem jest sprawny i bezbłędny zwrot zebranych już artykułów na półki.

Gdy BOK anuluje zamówienie w panelu, Sellasist WMS natychmiast generuje instrukcję rozlokowania produktów. Magazynier otrzymuje dokładną informację, które towary z koszyka należy odnieść i na jakie lokalizacje mają trafić.

Wysłanie zamówienia bez brakującego produktu

Jeśli kupujący nie chce czekać i zgadza się na otrzymanie niekompletnej paczki, BOK modyfikuje zamówienie. W tej sytuacji możesz usunąć brakujący produkt z zamówienia, zmniejszyć liczbę zamówionych sztuk lub rozlokować niepotrzebny towar. 

Gdy wszystkie pozostałe pozycje są już zebrane, zamówienie kwalifikuje się do pakowania.

Zamiana brakującego produktu

Klient wcale nie musi rezygnować z zakupu, bardzo często wybiera produkt alternatywny (np. inny kolor lub smak). W takim przypadku BOK wykreśla brakujący towar i dodaje w jego miejsce uzgodniony zamiennik.

Po uruchomieniu zbierania, produkty zebrane przed zgłoszeniem braku nadal są oznaczone jako zebrane. Pracownik pobiera wyłącznie nową pozycję, a po jej zebraniu zamówienie może przejść do pakowania.

Jeżeli po anulowaniu lub zmianie zamówienia część produktów należy zwrócić do magazynu, możesz rozlokować je od razu lub dodać do dokumentu rozlokowania i odnieść później razem z innymi produktami (dostępne tylko w pełnym WMS).

[Pełny WMS] Rozlokowanie zbiorcze

W zakładce Braki w zamówieniach dodasz produkty z kolejnych zamówień do aktywnego dokumentu rozlokowania.

Z tego miejsca możesz także:

1. Przejść do dokumentu i rozpocząć rozlokowanie.

2. Dodawać do niego kolejne produkty.

3. Zakończyć dokument po wykonaniu wszystkich operacji.

Rozlokowanie bez pełnego WMS

W trybach zbierania i pakowania system nie tworzy dokumentu rozlokowania, zamiast tego informuje pracownika o konieczności odniesienia produktu.

Po odłożeniu produktu na lokalizację, pracownik potwierdza wykonanie operacji.

Podstawowy proces obsługi braków działa świetnie bez dodatkowych narzędzi, jednak Sellasist daje możliwość jego znacznego usprawnienia. Jeśli chcesz jeszcze bardziej odciążyć swój zespół i przyspieszyć realizację zamówień, możesz skorzystać z opcjonalnych automatyzacji.

Oto trzy dodatkowe rozwiązania, które możesz wdrożyć w swoim sklepie.

Automatyczna wiadomość SMS

W ramach usługi Sellasist Call możesz przygotować automatyzację, która po zgłoszeniu braku określonego produktu wyśle klientowi wiadomość SMS.

Automatyczne utworzenie zadania w Reactis

Zgłoszenie braku może także powodować utworzenie zadania w Reactis i przypisanie go do pracownika odpowiedzialnego za obsługę zamówienia.

Automatyczny wydruk etykiety

Za pomocą akcji automatycznej w systemie Sellasist możesz uruchomić wydruk etykiety dla zamówienia z brakami. 

Sellasist sprawia, że brak towaru na półce przestaje być paraliżującym problemem dla magazynu. Dzięki czytelnemu podziałowi ról, automatycznej wymianie danych z BOK oraz przejrzystym statusom, proces obsługi braków przebiega płynnie i bez zbędnych przestojów. Co więcej, opcjonalne automatyzacje pozwalają jeszcze bardziej przyspieszyć realizację zamówień i podnieść standard obsługi klienta.