Inne Integracje

Szablony eksportu dokumentów sprzedaży i magazynowych

Szablony eksportu pozwalają przygotować własny układ pliku z danymi dokumentów. W szablonie określisz eksportowane pola, kolejność kolumn i ich nagłówki oraz sposób formatowania danych. Zapisaną konfigurację możesz wykorzystywać przy kolejnych eksportach.

Tworzenie szablonu eksportu

1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Eksporty i kliknij przycisk Szablony eksportów.

2. Na karcie szablonów kliknij przycisk z ikoną plusa.

3. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia szablonu eksportu podzielony na kilka sekcji.

Ustawienia

Uwaga: Dostępne ustawienia różnią się w zależności od wybranego formatu pliku.

Nazwa szablonu: Wpisz nazwę, która ułatwi rozpoznanie szablonu podczas wykonywania eksportu.
Format pliku: Wybierz format, w którym mają zostać zapisywane eksportowane dane.
Układ wierszy: Wybierz sposób rozmieszczenia danych w wierszach pliku.
Wskazówka: W formacie XML pozycje są zapisywane jako elementy zagnieżdżone w danym dokumencie.
- Wiersz na dokument: Każdy dokument jest zapisywany w osobnym wierszu.
- Wiersz na pozycję dokumentu: Każda pozycja dokumentu jest zapisywana w osobnym wierszu, a dane dokumentu powtarzają się przy każdej z nich. Tylko w tym układzie możesz wybierać pola dotyczące pozycji dokumentu.
Format daty: Wybierz sposób zapisu daty w pliku.
Wiersz nagłówka z nazwami kolumn: Zaznacz, aby pierwszy wiersz w pliku zawierał nagłówki kolumn określone w sekcji Kolumny w pliku.
Separator kolumn (CSV): Wybierz znak oddzielający poszczególne kolumny w pliku.
Separator dziesiętny (CSV): Wybierz znak oddzielający część całkowitą od dziesiętnej w liczbach.
Kodowanie znaków (CSV): Wybierz sposób kodowania tekstu odpowiedni dla programu, w którym będziesz otwierać plik:
- UTF-8: Standardowe kodowanie obsługujące m.in. polskie znaki.
- UTF-8 z BOM (Excel): Wybierz, jeśli plik będzie otwierany w Excelu, aby zapewnić poprawne wyświetlanie znaków.
- Windows-1250: Wybierz dla starszych programów księgowych wymagających tego kodowania.
Element główny (XML): Wpisz nazwę elementu obejmującego wszystkie wyeksportowane dokumenty.
Element dokumentu (XML): Wpisz nazwę elementu reprezentującego pojedynczy dokument.
Element listy pozycji (XML): Wpisz nazwę elementu obejmującego pozycje danego dokumentu.
Element pozycji (XML): Wpisz nazwę elementu reprezentującego pojedynczą pozycję dokumentu.

Dostępne pola

W sekcji Dostępne pola wybierz dane, które mają się znaleźć w eksporcie. Pola są pogrupowane tematycznie, np. Dokument czy Kwoty i płatność, a ich pełną listę zobaczysz, przewijając okno. Możesz także skorzystać z wyszukiwarki, aby zawęzić listę wyświetlanych opcji.

Kliknij wybrany element, aby dodać go jako kolumnę w szablonie eksportu.

Jeśli potrzebujesz kolumn z danymi dla stawki VAT, której nie ma na liście, możesz dodać ją ręcznie. Wpisz jej wartość w polu Własna stawka VAT, a z listy obok wybierz opcję zgodną z ustawieniem Układ wierszy i kliknij przycisk Dodaj:

Dokument: Dla układu Wiersz na dokument.
Pozycja: Dla układu Wiersz na pozycję dokumentu.

Kolumny w pliku

W sekcji Kolumny w pliku dostosuj kolejność wybranych pól oraz nazwy nagłówków. W formatach tabelarycznych, np. CSV, każda dodana pozycja odpowiada jednej kolumnie w eksportowanym pliku

Pole: Wskazuje dane, które zostaną umieszczone w danej kolumnie.
Nagłówek kolumny: Wpisz nazwę kolumny, jaka ma pojawić się w wierszu nagłówka pliku.

Ustaw kolumny w kolejności, w jakiej mają występować w eksporcie. Nagłówki zostaną dodane do pliku, jeśli w sekcji Ustawienia zaznaczysz opcję Wiersz nagłówka z nazwami kolumn.

4. Po zakończeniu konfiguracji kliknij przycisk Zapisz.

Wykonywanie eksportu według szablonu

Z zapisanego szablonu możesz skorzystać podczas tworzenia eksportu na karcie Eksporty lub przy wykonywaniu akcji masowej na liście Dokumenty sprzedaży.

Eksport z karty Eksporty

1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Eksporty i kliknij przycisk z ikoną plusa.

2. Wybierz typ eksportu i kliknij przycisk OK.

3. Na ekranie zobaczysz formularz nowego eksportu.

Data od / Data do: Wybierz zakres dat dokumentów do eksportu.
Typ wybranej daty: Wybierz, czy zakres ma dotyczyć daty sprzedaży czy wystawienia dokumentów.
NIP: Wybierz, czy chcesz eksportować dokumenty z NIP-em, bez NIP-u czy wszystkie
Serie numeracji: Wybierz, które serie dokumentów chcesz eksportować.

4. W sekcji Format eksportu wybierz opcję Według szablonu, a następnie wskaż szablon, którego chcesz użyć.

Z tego miejsca możesz także przejść do tworzenia nowego szablonu oraz na kartę szablonów.

5. Aby wykonać eksport, kliknij przycisk Zapisz.

Eksport z karty Dokumenty sprzedaży

1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Dokumenty sprzedaży.

2. Zaznacz dokumenty, które chcesz wyeksportować, wybierz opcję Eksportuj dokumenty i kliknij przycisk Wykonaj.

3. Na ekranie zobaczysz okno eksportu.

Typ eksportu: Wybierz opcję Według szablonu.
Łączenie serii: Wybierz, czy dokumenty z różnych serii mają zostać wyeksportowane zbiorczo. Jeśli tak, dane firmowe zostaną pobrane z losowo wybranej serii.
Szablon eksportu: Wybierz szablon, według którego chcesz wykonać eksport dokumentów.

4. Kliknij przycisk Zapisz.