Jak nie zwariować podczas spisu z natury?

W magazynie liczy się nie tylko to, ile masz, ale jak szybko potrafisz to policzyć i ponownie wprowadzić do sprzedaży. Spis z natury nie musi być chaosem, jeśli podejdziesz do niego z planem, automatyzacją i kilkoma prostymi zasadami.

Jak powinien przebiegać spis z natury?

Spis z natury to jedno z najbardziej wymagających, ale też kluczowych zadań w pracy magazynu. Od jego dokładności zależy nie tylko zgodność stanów księgowych, lecz także płynność sprzedaży i zaufanie klientów. Dobrze zaplanowany spis pozwala zminimalizować błędy, skrócić przestoje i szybciej przywrócić towar do obiegu. Najważniejsze to działać według ustalonego planu, a nie improwizować. Poniżej znajdziesz sprawdzony scenariusz, który pomoże Ci przejść przez cały proces krok po kroku – od przygotowań po publikację wyników.

Przygotowanie i zatrzymanie operacji

Pierwszym krokiem do dokładnego spisu jest całkowite wstrzymanie ruchu towaru. Ustal konkretną godzinę zatrzymania wszystkich przyjęć i wydań, a następnie poinformuj o tym z wyprzedzeniem zarówno zespół magazynowy, jak i przewoźników. Brak pełnego „zamrożenia” operacji to najczęstsze źródło rozbieżności między stanem faktycznym a systemowym. Jednoczesne przyjmowanie i wydawanie towarów w trakcie spisu prowadzi do błędów, które trudno później skorygować i które zaniżają kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak dokładność zapasów czy dock-to-stock.

Podział magazynu i mapowanie lokacji

Dobrze przygotowany plan przestrzeni magazynowej to połowa sukcesu. Przed rozpoczęciem liczenia opracuj mapę lokacji – najlepiej w formie cyfrowej lub wydruków – i zaplanuj liczenie zgodnie z układem alejek, a nie kategoriami produktów. Następnie podziel magazyn na strefy A, B i C, w zależności od rotacji towaru i przypisz do nich zespoły liczące. W najbardziej obciążonych strefach (A) warto wprowadzić zasadę podwójnej weryfikacji lub rotację zespołów, co zwiększa precyzję spisu. Jasny podział zadań i logiczny porządek przestrzenny znacząco skracają czas liczenia i minimalizują ryzyko pomyłek.

Role i organizacja zespołu

Sprawna organizacja pracy zespołu to klucz do dokładnego i szybkiego spisu. Wyznacz osoby odpowiedzialne za liczenie, weryfikację wyników oraz koordynację procesu. Dobrze, gdy funkcję nadzorczą pełni jedna osoba – tzw. dyspozytor – który reaguje na wyjątki i utrzymuje tempo pracy. Zadbaj też o ergonomię: krótkie trasy, logiczne kierunki przemieszczania i łatwy dostęp do półek znacząco wpływają na płynność oraz bezpieczeństwo liczenia. Jasny podział ról ogranicza chaos, a zespół zyskuje poczucie kontroli nad przebiegiem całego procesu.

Skan zamiast długopisu

Ręczne notowanie wyników to przeszłość. Liczenie za pomocą skanerów, wyspecjalizowanych kolektorów lub smartfonów z zainstalowaną aplikacją Sellasist eliminuje błędy i automatycznie przesyła wyniki do systemu. Warto stosować etykiety z numerem produktu, partii i datą ważności w jednym kodzie. Dzięki temu jedno skanowanie zastępuje kilka czynności, skraca czas liczenia i znacząco ogranicza ryzyko pomyłek.

Liczenie krok po kroku

Liczenie prowadź według jasnej i uporządkowanej ścieżki. Zaczynaj od najbardziej zatowarowanych stref i zamykaj każdą lokację natychmiast po przeliczeniu – jedna lokacja powinna odpowiadać jednemu SKU. Produkty mieszane rozdzielaj przed liczeniem, aby uniknąć błędów w raportach. Towar niepewny lub wymagający weryfikacji odkładaj do wyznaczonej strefy „kwarantanny”, z dala od produktów gotowych do sprzedaży. Takie uporządkowanie skraca czas weryfikacji, poprawia jakość danych i pozwala szybciej zakończyć cały spis.

Kontrola w połowie dnia

W połowie zmiany warto zsynchronizować zebrane dane z systemem i przygotować szybki raport różnic. Pozwala to wychwycić braki, puste lokacje lub nieprawidłowo przypisane produkty, zanim spis dobiegnie końca. Dzięki temu można na bieżąco korygować trasy zespołów, zoptymalizować podział zadań i uniknąć kumulacji błędów. Taka kontrola śródoperacyjna zwiększa dokładność całego spisu i skraca czas późniejszej weryfikacji, bo większość problemów rozwiązuje się jeszcze tego samego dnia.

Weryfikacja różnic

Etap weryfikacji to moment, w którym precyzja i konsekwencja mają największe znaczenie. Każdą rozbieżność między stanem faktycznym a systemowym należy ponownie przeliczyć i potwierdzić w obecności osoby odpowiedzialnej. Korekty księguj od razu, zachowując pełną historię zmian – kto, kiedy i w jakiej lokacji je wprowadził. Transparentność działań pozwala uniknąć nieporozumień i przyspiesza rozliczenie całego procesu. Dobrze oznaczone lokacje oraz stosowanie etykiet 2D znacząco ograniczają liczbę błędów, a tym samym zmniejszają konieczność wprowadzania korekt w przyszłości.

Publikacja stanów i wznowienie pracy

Po zatwierdzeniu różnic przychodzi moment na publikację zaktualizowanych stanów magazynowych. Sklep i marketplace’y muszą otrzymać je natychmiast, aby uniknąć sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. W systemie Sellasist aktualizacja odbywa się automatycznie – po zatwierdzeniu spisu dane są synchronizowane we wszystkich kanałach, a zespół może natychmiast wrócić do realizacji zamówień. Szybka publikacja stanów to nie tylko kwestia porządku, ale też utrzymania płynności sprzedaży i zadowolenia klientów.

Stała kontrola i utrzymanie dokładności

Dokładność zapasów nie kończy się wraz ze spisem – to proces, który warto monitorować na bieżąco. Zamiast czekać do kolejnego pełnego inwentaryzowania, wprowadź cotygodniowe mini-spisy (cycle counting) w najbardziej newralgicznych strefach. Regularne liczenie pozwala szybciej wychwycić błędy, zanim wpłyną na dostępność towaru. Obserwuj dwa kluczowe wskaźniki: dokładność zapasów i dock-to-stock. Jeśli pierwszy rośnie, a drugi maleje, oznacza to, że spis został przeprowadzony skutecznie i realnie usprawnił pracę magazynu.

Jakie narzędzia i metody ułatwią Ci spis z natury? 

Zacznij od jednego systemu, w którym możesz policzyć towar, rozliczyć różnice i od razu opublikować stany. W Sellasist cały proces odbywa się w jednym panelu – od liczenia po synchronizację stanów w sklepie i marketplace’ach, wszystkie procesy można wykonać za pomocą aplikacji w smartfonie lub używając specjalnego kolektora.

Możesz uruchomić blind count, czyli liczenie bez podglądu stanów systemowych, włączyć blokadę lokacji (bin lock) na czas spisu, a także przypisywać zadania do konkretnych pracowników. Rozbieżności można obsługiwać w oparciu o progi akceptacji – np. różnice do ±3 sztuk akceptuje brygadzista, a większe trafiają do ponownej weryfikacji.

System pozwala także dodawać zdjęcia przy liczeniu (jako dowód stanu), drukować etykiety z poziomu kolektora oraz automatycznie publikować zaktualizowane stany po zatwierdzeniu spisu.

Warto połączyć to z kilkoma prostymi metodami organizacyjnymi:

• próbkowanie AQL – sprawdzenie wybranych partii zamiast pełnego przeliczenia, co przyspiesza proces;

• ważenie drobnicy – dla śrub, saszetek czy małych elementów waga jest szybsza i dokładniejsza niż liczenie „na sztuki”;

• liczenie strefami – dzięki blokadom i równoległym zadaniom unikasz powielania pracy i kończysz spis w jeden dzień.

Najlepsze efekty daje połączenie metody (blind/guided), sprzętu (2D, wagi, RFID), organizacji (blokady, podział zadań) i systemu, który to wszystko spina w jednym miejscu. Tak właśnie działa Sellasist – automatyzuje liczenie, redukuje błędy i pozwala błyskawicznie opublikować aktualne stany magazynowe.