Jak założyć firmę krok po kroku?

Marzenie o własnym biznesie puka do drzwi tysięcy Polaków każdego roku, a droga od pomysłu do pierwszego wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej bywa krótsza, niż można przypuszczać. Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej to proces, który przy odpowiednim przygotowaniu zajmuje zaledwie kilkanaście minut, a otwiera przed przedsiębiorcą nieograniczone możliwości rozwoju zawodowego i finansowego. Co sprawia, że coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie firmy we własnym imieniu?

Spis treści:

• Najważniejsze informacje
• Chcesz założyć firmę jednoosobową? Oto, co musisz wiedzieć
• Działalność jednoosobowa – Twoja przepustka do niezależności
• Od działalności nierejestrowanej do obowiązku rejestracji
• Profil Zaufany – cyfrowy klucz do świata działalności gospodarczej
• Którą formę opodatkowania wybrać dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
• Konto firmowe i sekrety sprawnego prowadzenia działalności
• Podsumowanie
• FAQ

Najważniejsze informacje

• Wpis do CEIDG jest bezpłatny i można go dokonać online za pomocą Profilu Zaufanego.
• Działalność nierejestrowana pozwala zarobić do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie bez obowiązku rejestracji.
• Wybór formy opodatkowania determinuje wysokość składki zdrowotnej i podatku dochodowego.
• Konto firmowe nie jest obowiązkowe, ale znacząco ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej.
• Składki ZUS dla początkujących przedsiębiorców mogą być opłacane w preferencyjnej wysokości przez pierwsze 24 miesiące.

Chcesz założyć firmę jednoosobową? Oto, co musisz wiedzieć

Decyzja o rozpoczęciu własnej działalności gospodarczej wymaga przemyślenia kilku fundamentalnych kwestii, które zaważą na przyszłości przedsięwzięcia. Zanim złożysz wniosek o wpis do CEIDG, musisz: określić profil swojej firmy, wybrać odpowiednie kody z Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz zdecydować o formie opodatkowania. Jakie elementy składają się na solidny fundament każdego biznesu?

Nazwa firmy i adres zamieszkania jako siedziba

Jednoosobowa działalność gospodarcza musi zawierać w nazwie imię i nazwisko właściciela, do których można dodać element fantazyjny lub opisowy. Jako stałe miejsce wykonywania działalności możesz wskazać adres zamieszkania, wynajęty lokal albo wirtualne biuro. Czy wiesz, że brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej również jest dopuszczalny dla firm mobilnych?

Kody PKD – klucz do określenia profilu firmy

Podczas rejestracji firmy należy wybrać przewodni kod z Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych określających zakres usług lub produkcji. Niektóre rodzaje działalności wymagają wpisu do rejestru działalności regulowanej bądź uzyskania koncesji – dotyczy to między innymi prowadzenia stacji kontroli pojazdów, usług detektywistycznych czy organizowania imprez turystycznych. Dlaczego warto już na starcie przemyśleć wszystkie potencjalne kierunki rozwoju firmy?

Ubezpieczenia społeczne i składka zdrowotna

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą podlega obowiązkowi opłacania składek ZUS, które obejmują ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenia społeczne. Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na start, która przez sześć miesięcy zwalnia z obowiązku opłacania składek społecznych, a następnie przez 24 miesiące pozwala płacić preferencyjne składki liczone od 30% minimalnego wynagrodzenia.

Działalność jednoosobowa – Twoja przepustka do niezależności

Zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły to oficjalna definicja działalności gospodarczej, jednak za tymi suchymi słowami kryje się znacznie więcej. Działalność jednoosobowa stanowi najprostszą i najbardziej elastyczną formę prowadzenia biznesu w Polsce, niewymagającą kapitału zakładowego ani skomplikowanych procedur rejestracyjnych. W przeciwieństwie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki partnerskiej, wszystkie decyzje podejmujesz samodzielnie, a zyski w całości należą do Ciebie.

Prowadzenie firmy jako osoba fizyczna oznacza jednak pełną odpowiedzialność za zobowiązania firmy całym majątkiem osobistym. Ta cecha odróżnia jednoosobową działalność od spółki cywilnej, gdzie odpowiedzialność rozkłada się na wspólników, oraz od spółek kapitałowych, gdzie ryzyko ogranicza się do wniesionego wkładu. Kiedy działalność zarobkowa generuje wysokie obroty i wiąże się z dużym ryzykiem finansowym, warto rozważyć przekształcenie w inną formę prawną.

Założyć firmę jednoosobową może praktycznie każdy pełnoletni obywatel Polski oraz obywatele państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Niektóre profesje, takie jak prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej czy świadczenie usług objętych VAT w określonych branżach, wymagają spełnienia dodatkowych wymogów formalnych. Co ciekawe, działalność można prowadzić równolegle z zatrudnieniem na etacie, o ile umowa o pracę nie zawiera klauzuli o zakazie konkurencji.

Od działalności nierejestrowanej do obowiązku rejestracji – kiedy przychodzi moment prawdy?

Polskie prawo przewiduje furtkę dla osób, które chcą sprawdzić swój pomysł na biznes bez natychmiastowego wskakiwania w karuzelę formalności. Działalność nierejestrowana pozwala osiągać przychody do wysokości 75% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego bez konieczności zakładania firmy, opłacania składek ZUS ani prowadzenia księgowości w tradycyjnym rozumieniu. Wystarczy prosta ewidencja przychodów i odprowadzanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych.

Moment, w którym przychody przekroczą ustalony próg, automatycznie rodzi obowiązek rejestracji działalności gospodarczej w terminie siedmiu dni. Podobnie dzieje się, gdy działalność zarobkowa wymaga uzyskania koncesji, licencji bądź wpisu do rejestru działalności regulowanej – wówczas nie można korzystać z dobrodziejstw działalności nierejestrowanej. Czy świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy w zakresie tożsamym z poprzednimi obowiązkami pracowniczymi również wymusza natychmiastową rejestrację?

Odpowiedź brzmi twierdząco – jeśli w bieżącym albo poprzednim roku podatkowym wykonywałeś czynności wchodzące w zakres planowanej działalności na rzecz byłego pracodawcy, nie możesz skorzystać z działalności nierejestrowanej. Ta regulacja ma zapobiegać zastępowaniu umów o pracę kontraktami B2B bez rzeczywistej zmiany charakteru współpracy.

Profil Zaufany – cyfrowy klucz do świata działalności gospodarczej

Era cyfrowa zrewolucjonizowała proces zakładania firmy, eliminując konieczność osobistych wizyt w urzędzie gminy czy urzędzie skarbowym. Profil Zaufany stanowi bezpłatne narzędzie do potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej, umożliwiające złożenie wniosku o wpis do CEIDG bez wychodzenia z domu. Jak w praktyce wygląda rejestracja firmy za pomocą Profilu Zaufanego?

Cały proces rozpoczyna się od założenia konta na platformie biznes.gov.pl i wypełnienia interaktywnego formularza zgłoszeniowego. System prowadzi użytkownika przez kolejne etapy, pytając o: nazwę firmy, kody PKD, adres zamieszkania i miejsca wykonywania działalności gospodarczej, datę rozpoczęcia działalności oraz wybraną formę opodatkowania. Po weryfikacji danych, a także podpisaniu wniosku za pomocą Profilu Zaufanego następuje automatyczne zgłoszenie do urzędu skarbowego, ZUS oraz GUS.

Alternatywą dla Profilu Zaufanego pozostaje podpis kwalifikowany lub wizyta osobista w dowolnym urzędzie gminy na terenie kraju. Warto jednak pamiętać, że elektroniczna ścieżka rejestracji to nie tylko wygoda, ale również szybkość – wpis do Centralnej Ewidencji pojawia się najczęściej następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku.

Którą formę opodatkowania wybrać dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Decyzja o sposobie rozliczania podatku dochodowego należy do najważniejszych wyborów, przed jakimi staje każdy początkujący przedsiębiorca. Forma opodatkowania wpływa nie tylko na wysokość daniny odprowadzanej do urzędu skarbowego, ale również na sposób kalkulacji składki zdrowotnej i możliwość korzystania z ulg podatkowych. Który wariant okaże się najkorzystniejszy dla Twojej działalności?

W przypadku skali podatkowej przedsiębiorca zachowuje prawo do kwoty wolnej od podatku oraz wszystkich ulg przewidzianych dla osób fizycznych. Wybierzesz formy opodatkowania przy składaniu wniosku o wpis do CEIDG, jednak decyzję można zmienić do 20 lutego kolejnego roku podatkowego. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wymaga prowadzenia uproszczonej ewidencji, podczas gdy pozostałe formy obligują do pełnej księgi przychodów i rozchodów bądź księgowości pełnej.

Konto firmowe i sekrety sprawnego prowadzenia działalności

Przepisy nie nakładają bezwzględnego obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego, jednak praktyka biznesowa jednoznacznie wskazuje na jego niezbędność. Konto firmowe umożliwia przejrzyste rozdzielenie finansów prywatnych od służbowych, ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej i stanowi wymóg przy transakcjach przekraczających 15 000 zł oraz przy płatnościach związanych ze świadczeniem usług objętych VAT na rzecz innych przedsiębiorców.

Rynek oferuje dziesiątki propozycji – od tradycyjnych banków po nowoczesne fintechy z aplikacjami mobilnymi i natychmiastowym zakładaniem konta. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na: opłaty za przelewy, wypłaty z bankomatów, prowadzenie konta oraz dostępność integracji z programami księgowymi.

Sprawne prowadzenie firmy wymaga również przemyślanej organizacji dokumentacji. Przechowywanie dokumentacji osobowej, faktur, umów i potwierdzeń płatności przez wymagany okres pięciu lat to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nowoczesne rozwiązania chmurowe pozwalają na elektroniczne archiwizowanie dokumentów, co znacząco usprawnia współpracę z biurem rachunkowym i przygotowanie do ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego.

Jak założyć firmę? Podsumowanie

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce to proces dostępny dla każdego, kto dysponuje pomysłem na zorganizowaną działalność zarobkową i gotowością do podjęcia wyzwań przedsiębiorczości. Wpis do CEIDG można uzyskać bezpłatnie i błyskawicznie za pomocą Profilu Zaufanego, wybierając przy okazji odpowiednią formę opodatkowania spośród skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS, w tym składki zdrowotnej i ubezpieczeń społecznych, choć początkujący przedsiębiorcy mogą liczyć na preferencyjne stawki przez pierwsze miesiące działalności.

FAQ

Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wpis do CEIDG jest całkowicie bezpłatny, niezależnie od tego, czy składasz wniosek elektronicznie za pomocą Profilu Zaufanego, czy osobiście w urzędzie gminy. Koszty rozpoczęcia działalności gospodarczej obejmują jedynie ewentualne opłaty za założenie konta firmowego, zakup pieczątki czy usługi księgowe, jednak sam proces rejestracji firmy nie generuje żadnych wydatków na rzecz administracji publicznej.

Czy mogę prowadzić działalność gospodarczą i pracować na etacie?

Polskie prawo dopuszcza jednoczesne prowadzenie własnej działalności gospodarczej i pozostawanie w stosunku pracy, o ile umowa o pracę nie zawiera klauzuli o zakazie konkurencji obejmującej planowaną działalność. W takiej sytuacji składki ZUS z tytułu działalności mogą być opłacane w obniżonej wysokości, jeśli wynagrodzenie z etatu przekracza minimalne wynagrodzenie, co stanowi istotną ulgę dla początkujących przedsiębiorców łączących różne źródła dochodu.

Kiedy muszę zarejestrować działalność, jeśli prowadzę działalność nierejestrowaną?

Obowiązek rejestracji działalności gospodarczej powstaje w momencie przekroczenia progu przychodów wynoszącego 75% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego lub gdy planujesz świadczenie usług wymagających koncesji, licencji bądź wpisu do rejestru działalności regulowanej. Rejestracji firmy należy dokonać w terminie siedmiu dni od wystąpienia okoliczności uzasadniającej ten obowiązek, składając wniosek o wpis do CEIDG wraz z wyborem formy opodatkowania i zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych.