Najczęstsze błędy przy przyjmowaniu dostaw – sprawdź, czy też je popełniasz

Przyjmowanie dostaw to etap decydujący o dalszej sprawnej pracy całego magazynu. To tutaj najczęściej pojawiają się pomyłki wpływające na stany, szybkość kompletacji i jakość obsługi. Warto je znać, bo większość z nich można wyeliminować natychmiast – odpowiednimi narzędziami i właściwą organizacją pracy. Jakie błędy podczas przyjmowania dostaw występują najczęściej? 

Jakie są najpopularniejsze błędy w przyjmowaniu dostaw? 

Przyjęcie dostawy to z pozoru prosty proces: rozładować, policzyć, potwierdzić. W praktyce magazyn zmaga się wtedy z największym natężeniem pracy – brakuje miejsca, każde opóźnienie blokuje resztę operacji, a drobne błędy potrafią powędrować dalej w postaci braków, reklamacji lub niezgodnych stanów. Największym problemem nie jest jednak brak czasu, lecz oparcie procesu na narzędziach i metodach, które nie dają żadnej kontroli. Dlatego poniżej zebraliśmy najczęstsze błędy, które pojawiają się niemal w każdym magazynie i które można wyeliminować natychmiast. 

Praca na papierze 

To najczęściej spotykany błąd w magazynach. Korzystanie z papierowych list sprawia, że pracownik widzi od razu ilości zapisane w dokumencie dostawy, co sprzyja mechanicznej zgodzie z listą zamiast weryfikacji rzeczywistego stanu. Zapiski łatwo gubią się w trakcie pracy, a każdą niezgodność trzeba później wyjaśniać ręcznie z działem handlowym. W efekcie rośnie ryzyko błędów i powstawania nieprawidłowych stanów magazynowych. 

Liczenie według listy, a nie według realnego rozmieszczenia na palecie 

Kolejność produktów na liście przyjęcia rzadko odpowiada temu, jak towary są faktycznie ułożone na palecie. W praktyce prowadzi to do konieczności rozkładania całej dostawy na podłodze, wyszukiwania kolejnych pozycji i tracenia czasu na powtarzalne czynności. Przy dużych dostawach przekłada się to na znaczące opóźnienia i obniżenie wydajności. 

Pomyłki wariantów (kolorów, smaków, wersji) 

Produkty o podobnym wyglądzie różnią się często jedynie szczegółami, takimi jak kolor, gramatura czy wariant. Podczas pracy opartej wyłącznie na wizualnej ocenie pomyłki są niemal nieuniknione, szczególnie w magazynach obsługujących branże FMCG, kosmetyczną lub odzieżową. 

Produkty z tej samej dostawy znajdujące się w różnych miejscach 

Ten sam produkt może być rozmieszczony w kilku częściach jednej dostawy. Jeżeli magazynier policzy jedynie część towaru, pojawiają się niezgodności. Jeżeli natomiast liczy kilkakrotnie różne partie, traci czas. Problem znika dopiero wtedy, gdy liczenie odbywa się poprzez skanowanie i wprowadzanie ilości, niezależnie od tego, gdzie dany produkt został fizycznie ułożony. 

Chaos przy dużych dostawach 

W przypadku dużych dostaw, takich jak rozładunek całego tira, największym wyzwaniem staje się brak przestrzeni. Nie ma możliwości rozłożenia wszystkich produktów i policzenia ich krok po kroku. Pracownicy zmuszeni są działać w sposób improwizowany, co prowadzi do pomyłek, niejasności i opóźnień, zwłaszcza gdy liczenie i rozlokowywanie muszą odbywać się równocześnie. 

Brak strefy buforowej 

Dostawa może fizycznie dotrzeć do magazynu, ale brak odpowiedniej organizacji sprawia, że towar nie zostaje od razu dopuszczony do sprzedaży. Produkty pozostają w przypadkowych miejscach, często w przejściach, a pracownicy mają trudność z określeniem ich położenia. Dział sprzedaży nie widzi ich w systemie, co prowadzi do kolejnych nieporozumień. Strefa buforowa pozwala uporządkować ten etap, lecz wciąż rzadko pojawia się w magazynach. 

Ręczne liczenie sztuk w kartonach 

Jeżeli opakowanie zbiorcze zawiera dużą liczbę sztuk, ręczne liczenie wymaga czasu i zwiększa ryzyko pomyłek. Kilka kartonów można jeszcze zweryfikować w sposób manualny, lecz przy większej liczbie opakowań proces staje się nieefektywny i obciążający. 

Brak obsługi wielu kodów kreskowych 

Producenci często zmieniają kody EAN, co stanowi problem, jeśli system magazynowy nie pozwala przypisać kilku kodów do jednego produktu. W takiej sytuacji magazynierzy muszą wyjaśniać rozbieżności ręcznie, dopisywać uwagi lub wyszukiwać produkty alternatywnymi metodami, co spowalnia pracę. 

Brak kontroli dat ważności i numerów partii 

W magazynach, w których konieczne jest stosowanie zasad FIFO lub FEFO, brak automatycznego monitorowania dat i partii prowadzi do błędów zarówno podczas przyjęcia, jak i wydawania towarów. Skutkiem są nieprawidłowe rotacje, reklamacje, a nawet ryzyko wprowadzenia do obrotu produktów po terminie. 

Jak unikać błędów przy przyjmowaniu dostaw? 

Błędy przy przyjmowaniu dostaw pojawiają się najczęściej tam, gdzie brakuje automatycznej weryfikacji i wiedzy o tym, co realnie zostaje dostarczone do magazynu. Dlatego istotne jest odejście od kartek, odhaczania pozycji „na oko” i liczenia według listy, a przejście na proces w pełni wspierany przez system. WMS od Sellasist eliminuje większość opisanych problemów już na poziomie pierwszego kontaktu z dostawą. Magazynier pracuje na kolektorze, skanuje produkty bez znajomości ich ilości w dokumencie, a system automatycznie wykrywa różnice, pomyłki wariantów, nadwyżki czy braki.  

Dzięki temu przyjęcie nie polega na odtwarzaniu danych z dokumentu, lecz na rzetelnym potwierdzeniu rzeczywistych ilości. Sellasist pozwala też liczyć i rozlokowywać towar równolegle, wykorzystać strefę buforową, kontrolować daty ważności, skanować całe opakowania zbiorcze i na bieżąco aktualizować stany magazynowe.  

Przyjmowanie dostaw to moment, w którym najłatwiej o błędy, zwłaszcza gdy magazyn działa na kartkach, domysłach i ręcznych procedurach. Problemy takie jak pomyłki wariantów, chaotyczne liczenie, brak miejsca, opóźnienia przy dużych dostawach czy niekontrolowane daty ważności wynikają głównie z braku narzędzi, które porządkują proces od pierwszej minuty. WMS Sellasist eliminuje te słabe punkty, bo opiera przyjęcia na skanowaniu, automatycznej weryfikacji i pracy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dostawa przestaje być ryzykiem, a staje się przewidywalnym, szybkim i powtarzalnym procesem.