Automatyzacja procesu VIES z Sellasist – sprawdzaj numery VAT z całej Uni Europejskiej

Współpraca z międzynarodowymi partnerami to dziś norma dla wielu firm e-commerce, ale wiąże się z wyzwaniami w zakresie kontroli podatkowej. Unia Europejska stworzyła System Wymiany Informacji o VAT (VIES), który pomaga w weryfikacji numerów NIP (VAT Id/VAT EU) klientów z UE. 

Sellasist ułatwia ten proces dzięki automatyzacji – system automatycznie sprawdza numery NIP za pomocą serwisu viesapi.eu/pl, gdy kraj klienta różni się od Polski. Dzięki temu możesz sprawnie i bezbłędnie realizować zamówienia międzynarodowe.

System VIES – czym jest i do czego służy?

VIES jest skrótem od VAT Information Exchange System, co można przetłumaczyć jako System Wymiany Informacji o VAT. To platforma umożliwiająca weryfikację statusu podatkowego kontrahentów w UE. Działa ona jako swoista wyszukiwarka VAT, umożliwiając przedsiębiorcom sprawdzenie, czy dany podatnik jest zarejestrowany w systemie VAT w innym kraju UE. To niezwykle istotne narzędzie dla firm prowadzących transakcje międzynarodowe, które chcą uniknąć potencjalnych problemów związanych z opodatkowaniem.

Jak działa wyszukiwarka VIES?

Wyszukiwarka VIES działa na zasadzie wprowadzenia numeru VAT UE danego podmiotu do systemu. Po podaniu odpowiednich danych system zwraca informacje na temat statusu podatkowego kontrahenta. Wyniki wyszukiwania w systemie VIES są jednoznaczne i pozwalają na szybką ocenę sytuacji podatkowej firm z całej UE.

VIES umożliwia weryfikację rejestracji podatkowej kontrahenta w VAT UE za pomocą numeru NIP UE. System dostarcza dwie różne odpowiedzi zwrotne:

• Potwierdzenie, że numer VAT UE istnieje (aktywny numer).
• Informacja, że numer VAT UE nie istnieje (nieaktywny numer).

Automatyzacja procesu w Sellasist – VIES API

Jeśli prowadzisz sprzedaż do różnych krajów Unii Europejskiej, z pewnością chcesz upewnić się, że numery NIP (VAT Id/VAT EU) Twoich zagranicznych klientów są poprawne. Sellasist ma na to świetne rozwiązanie – warunek VIES, który automatyzuje ten proces.

Załóżmy, że sprzedajesz swoje produkty klientom z całej UE. Aby zweryfikować poprawność numerów NIP automatycznie, możesz skonfigurować w Sellasist warunek VIES. Działa to tak, że system sprawdza sekcję „Dane dokumentu sprzedaży” i jeśli „Kraj i region” różnią się od Polski, przeprowadza automatyczną weryfikację numeru NIP klienta za pomocą serwisu viesapi.eu/pl. Jeśli numer NIP jest poprawny, zamówienie może być realizowane bez przeszkód.

Jak skonfigurować warunek automatyzacji VIES w akcjach dla zamówień?

Dzięki temu rozwiązaniu oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko błędów, co przekłada się na sprawniejszą obsługę zamówień międzynarodowych.

Jak znaleźć się w systemie VIES?

Aby znaleźć się w systemie VIES, Twoja firma musi być zarejestrowana jako podatnik VAT UE w danym kraju członkowskim UE. Po spełnieniu tych warunków, jej numer VAT UE zostaje automatycznie dodany do centralnej bazy danych.

Aby uzyskać status czynnego podatnika w ramach VAT UE, konieczne jest złożenie właściwego wniosku, a mianowicie formularza VAT-R, w odpowiednim urzędzie skarbowym. Numer VAT UE jest tożsamy z numerem NIP, jednak posiada przedrostek „PL”. Właśnie tym numerem należy posługiwać się podczas każdej transakcji międzynarodowej w ramach Unii Europejskiej.

Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta w VIES?

Sprawdzanie kontrahenta w VIES ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia potencjalnych oszustw podatkowych i prawnych. Pozwala to na zawieranie bezpiecznych transakcji z partnerami z innych krajów UE, którzy działają zgodnie z obowiązującymi normami VAT.

Weryfikacja w wyszukiwarce VIES

Sprawdzenie podatkowego statusu w wyszukiwarce VIES odgrywa istotną rolę w procesie rozliczeń VAT, bezpośrednio wpływając na poprawne zastosowanie stawki VAT dotyczącej dostaw towarów do Unii Europejskiej. Kiedy dokonujesz sprzedaży towarów dla kontrahenta z UE i potwierdzasz, że jest on zarejestrowany w systemie VIES, masz uprawnienie do zastosowania zerowej stawki VAT. Ten warunek stanowi kluczowy element korzystania z obniżonej stawki podatkowej. Tak samo działa to w przypadku, gdy to ty jesteś stroną kupującą.

Dlaczego numeru VAT UE nie ma w VIES?

Decyzja o usunięciu przedsiębiorcy z rejestru może zostać podjęta przez urząd w kilku scenariuszach:

• Gdy czynni podatnicy nie składają deklaracji JPK.
• Gdy czynni podatnicy składają deklaracje JPK, ale są to deklaracje zerowe.
• Gdy podatnicy VAT, zarówno ci czynni, jak i zwolnieni, nie składają deklaracji VAT UE.

Podsumowanie – czym jest VIES? 

Podsumowując, wyszukiwarka VIES jest kluczowym narzędziem dla firm handlujących międzynarodowo, umożliwiające efektywną weryfikację statusu podatkowego kontrahentów w UE. Działa na zasadzie wprowadzania numeru VAT UE, dostarczając informacji o aktywnym lub nieaktywnym statusie podatnika. Numer VAT UE odgrywa istotną rolę w rozliczeniach VAT, wpływając na zastosowanie odpowiednich stawek podatkowych. Brak numeru VAT UE w VIES może skutkować decyzją o usunięciu przedsiębiorcy z rejestru, zwłaszcza gdy nie składa on deklaracji podatkowych. Dlatego korzystanie z VIES to nie tylko klucz do bezpiecznych transakcji, ale także prewencji przed potencjalnymi problemami podatkowymi.