Nowe szablony – funkcjonalne wyświetlanie notatek podczas zbierania i pakowania zamówień

Nowe szablony notatek w systemie Sellasist to rozwiązanie, które umożliwia szybkie dodawanie wcześniej przygotowanych, ujednoliconych komunikatów podczas obsługi zamówień, zwrotów czy innych operacji magazynowych. Działają na zasadzie prostego wyboru gotowej treści z listy utworzonych wcześniej szablonów, co eliminuje konieczność ręcznego wpisywania tych samych informacji za każdym razem. Dodatkowo dzięki możliwości zastosowania zmiennych, każda taka notatka może być dostosowana do konkretnego zamówienia czy produktu. 

Szablony notatek mają świetne zastosowanie podczas kompletowania i pakowania przesyłek, ich prosta obsługa zdecydowanie poprawia płynność komunikacji pomiędzy Działem Obsługi a magazynem. Ponadto pracownicy mogą zostawiać sobie nawzajem komunikaty do problematycznych zamówień czy produktów, co za tym idzie ich realizacja przyspiesza, a liczba niechcianych pomyłek spada! W poniższym wpisie poznasz bliżej nową funkcjonalność szablonów notatek od Sellasist.

Najważniejsze korzyści zastosowania szablonów notatek

Spójna i precyzyjna komunikacja – Ustandaryzowane notatki zmniejszają ryzyko błędów i zapewniają, że wszystkie zespoły operacyjne (zbieracze, pakowacze, obsługa klienta) otrzymują jednolite, zrozumiałe komunikaty.

Oszczędność czasu – Szablony eliminują konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych treści, co szczególnie docenią firmy obsługujące dużą liczbę zamówień dziennie.

Sprawniejsze zarządzanie informacją – Integracja z systemem WMS oraz możliwość przypisywania notatek do określonych ról (np. tylko dla zbieracza lub pakowacza) umożliwia kierowanie informacji dokładnie tam, gdzie są rzeczywiście potrzebne.

Automatyzacja procesów – Szablony współpracują z akcjami automatycznymi, co pozwala na dodawanie notatek zgodnie z ustalonymi warunkami – np. po przekroczeniu wartości zamówienia lub w przypadku konkretnego SKU.

Przyspieszenie kompletowania – Dzięki widocznym notatkom zbieracz natychmiast dostaje szczegółowe wskazówki dotyczące kompletowanego zamówienia, np. specjalne instrukcje dotyczące produktu lub lokalizacji.

Sprawniejsze pakowanie – Pakowacze mogą korzystać z notatek przypisanych bezpośrednio do produktów lub zamówienia, co pomaga im szybko reagować na indywidualne potrzeby, jak np. specyficzne zabezpieczenie delikatnych przedmiotów.

Poprawa współpracy zespołowej – Notatki widoczne w panelu Sellasist i na ekranach WMS pozwalają pracownikom łatwiej komunikować się między sobą, co poprawia przepływ informacji na wszystkich etapach realizacji zamówienia.

Konfiguracja szablonów notatek w kilku krokach

Tworzenie szablonu

1. Przejdź do Administracja → Szablony wiadomości.
2. Kliknij Dodaj szablon.
3. Wypełnij dane:
   • Nazwa szablonu – tylko dla administratora.
   • Typ – wybierz „Notatka”.
   • Moduły – określ, gdzie szablon ma być dostępny (np. zamówienia, zwroty, WMS).
   • Widoczność – zdecyduj, dla kogo i gdzie notatka ma być widoczna (zbieranie, pakowanie, panel).
   • Treść – użyj zmiennych systemowych do personalizacji.
4. Zapisz szablon. Wszystkie szablony znajdziesz w tej samej zakładce.

Dodawanie notatek do zamówień i zwrotów

• W Zamówienia → Zamówienia, zaznacz wybrane zamówienia i kliknij ikonę dodawania notatki.
• Wybierz szablon, ewentualnie zmodyfikuj treść.
• Notatki można też dodawać z poziomu karty zamówienia, w sekcji Notatki.
• W Zwroty zamówień, dodawanie działa analogicznie – wybierasz szablon, uzupełniasz treść, zapisujesz.

Automatyczne dodawanie notatek

1. Przejdź do Zamówienia → Akcje automatyzacja i dodaj nową akcję.
2. Ustal warunek (np. wartość zamówienia, SKU, brak notatki).
3. Dodaj efekt Dodaj notatkę i wybierz szablon lub wpisz treść.
4. Ustal widoczność (do zbierania, pakowania, tylko panel).

Widoczność i prezentacja notatek w WMS

• W Magazyn → Ustawienia WMS określisz, czy wszystkie notatki mają być widoczne niezależnie od szablonu.
• Wybierz sposób prezentacji: informacja statyczna, popup, popup czasowy (z możliwością określenia czasu).
• Notatki mogą być również przypisane do konkretnego produktu w zamówieniu i wyświetlane w trybie pakowania.

PEŁNA INSTRUKCJA KONFIGURACJI SZABLONÓW NOTATEK

Szablony wiadomości – szybka i profesjonalna komunikacja z klientem

Sellasist oferuje nie tylko szablony notatek, ale również rozbudowaną funkcjonalność szablonów wiadomości, które ułatwiają tworzenie i wysyłanie powiadomień e-mail oraz SMS do klientów. Dzięki nim dział obsługi klienta może szybko i precyzyjnie komunikować się z kupującymi, wykorzystując wcześniej opracowane wzorce dopasowane do różnych scenariuszy zamówień. Zastosowanie szablonów wiadomości zapewnia oszczędność czasu, spójność komunikatów, zmniejszenie ryzyka błędów oraz profesjonalny wizerunek marki. Ponadto, dzięki dynamicznym zmiennym, każda wiadomość może być personalizowana automatycznie, co zwiększa jakość obsługi klienta i jego satysfakcję z zakupów.

Szablony notatek w Sellasist – klucz do efektywnej pracy w e-commerce

Wprowadzenie nowych szablonów notatek w Sellasist to istotny krok naprzód w optymalizacji procesów komunikacyjnych w firmach e-commerce. Dzięki jasnym i spójnym komunikatom dostępnym zarówno dla pracowników magazynowych – zbieraczy oraz pakowaczy – jak i dla działu obsługi klienta, cała organizacja zyskuje na efektywności. Szablony notatek dostarczają szczegółowych instrukcji, zwiększając szybkość i dokładność realizacji zamówień oraz ograniczając ryzyko kosztownych błędów i reklamacji.

Integracja szablonów z systemem WMS zapewnia pełną kontrolę nad przepływem informacji w magazynie, co poprawia wydajność całego zespołu. Jednocześnie zastosowanie ujednoliconych notatek polepsza współpracę między działami, co przekłada się na krótszy czas obsługi klienta, wyższą jakość realizacji zamówień, a finalnie większą satysfakcję klientów. Dla przedsiębiorstw działających na dużą skalę taka funkcjonalność jest więc istotnym elementem efektywnego zarządzania komunikacją w e-commerce.