Prosty trik, który sprawi, że inwentaryzacja przestanie być koszmarem

Dobrze zaplanowana i przeprowadzona inwentaryzacja pozwala utrzymać pełną kontrolę nad zapasami, przyśpiesza realizację zamówień i stabilizuje przepływy finansowe. Dokładne stany magazynowe ograniczają liczbę błędów operacyjnych, minimalizują ryzyko braków towaru i wspierają płynność procesów logistycznych, co bezpośrednio przekłada się na wyższą efektywność magazynu i lepszą obsługę klienta.

Dlaczego źle przeprowadzona inwentaryzacja kosztuje więcej niż się wydaje?

Brak dokładności w inwentaryzacji to jedno z najdroższych „cichych” źródeł strat w e-commerce i logistyce. Błędne stany magazynowe oznaczają sprzedaż produktów, których fizycznie nie ma, co przekłada się na anulowane zamówienia, negatywne opinie i spadek widoczności na marketplace’ach.

Z drugiej strony, gdy towary zalegają w magazynie zamiast wracać do sprzedaży, zamraża to kapitał i pogarsza płynność finansową. Nieprawidłowe dane prowadzą też do nietrafionych decyzji zakupowych – firma zamawia to, czego nie potrzebuje oraz nie uzupełnia tych, które realnie generują sprzedaż.

W efekcie rośnie liczba korekt, wydłuża się czas realizacji zamówień, a zespół traci czas na „gaszenie pożarów”, zamiast pracować planowo. Źle przeprowadzona inwentaryzacja uderza więc zarówno w marżę, jak i w reputację marki oraz tempo działania magazynu.

Najprostszy sposób na skuteczniejszą inwentaryzację

Najbardziej efektywnym rozwiązaniem, a jednocześnie łatwym do wdrożenia, jest liczenie stanów lokacja po lokacji (czyli półka po półce), zamiast liczenia „po produktach”. Taka metoda porządkuje proces, eliminuje chaos i znacząco ogranicza ryzyko pomyłek.

Na czym to polega?

• pracownik przechodzi alejkami według ustalonej ścieżki,

• przy każdej półce skanuje jej etykietę,

• liczy wyłącznie produkty znajdujące się w tej jednej lokalizacji,

• wprowadza wynik nie widząc wcześniejszego stanu z systemu, dzięki temu nie „dopasowuje” liczb, tylko podaje faktyczny wynik,

• na czas liczenia lokalizacja jest zablokowana, więc nikt nie odkłada tam towaru ani go nie pobiera.

Dzięki temu:

• liczenie odbywa się w logicznej kolejności, bez cofania i szukania produktów;

• eliminujemy wpływ podpowiedzi systemu, co zwiększa dokładność wyników;

• rozbieżności są natychmiast identyfikowane i kierowane do weryfikacji;

• proces przebiega szybciej, bez konieczności podwójnego liczenia wszystkich pozycji.

Ważnym elementem jest również skanowanie etykiet; jeden skan przenosi wszystkie ważne dane do systemu, co przyspiesza pracę i redukuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania.

Jak wspiera to Sellasist?

W Sellasist metoda ta jest dostępna jako gotowy tryb inwentaryzacji. System:

• przypisuje pracownikom zadania według lokacji,

• blokuje miejsce na czas liczenia,

• wskazuje do ponownego sprawdzenia tylko te pozycje, gdzie wykryto istotne różnice,

• umożliwia dodanie zdjęcia jako potwierdzenia,

• po zatwierdzeniu automatycznie aktualizuje stany w sklepie i na marketplace’ach.

Do tego cały proces odbywa się za pomocą jednego urządzenia; może to być wyspecjalizowany kolektor, ale może to też działać z poziomu aplikacji w smartfonie. Bez względu na wybrane urządzenie cały proces można przyspieszyć nawet trzykrotnie w porównaniu do magazynów bez systemu Sellasist.

Co zyskujesz dzięki uporządkowanej inwentaryzacji?

Wdrożenie spójnej, przewidywalnej metody liczenia przynosi wymierne efekty w całym łańcuchu operacyjnym:

• inwentaryzacja trwa krócej, ponieważ proces przebiega według jasno określonej ścieżki, bez potrzeby ponownego wracania do tych samych lokacji,

• zmniejsza się liczba korekt i dodatkowych przeliczeń, co odciąża zespół i ogranicza ryzyko błędów,

• produkty szybciej wracają do sprzedaży, dzięki czemu kapitał nie pozostaje zamrożony na magazynie, a realizacja zamówień odbywa się bez opóźnień,

• firma zyskuje wiarygodne dane magazynowe, które przekładają się na lepsze planowanie zakupów, precyzyjniejsze zarządzanie zapasem i stabilniejszą pracę operacyjną.

W efekcie magazyn działa płynniej, a właściciel e-commerce podejmuje trafniejsze decyzje oparte na rzetelnych informacjach.