Inwentaryzacja w 1 dzień – mit czy rzeczywistość?

Inwentaryzacja nie musi oznaczać chaosu, pracy po godzinach i zatrzymywania sprzedaży. Przy odpowiednim planie, urządzeniach do skanowania i dobrze zorganizowanym przepływie pracy, stany magazynowe można policzyć w jeden dzień – bez stresu, przestojów i nerwowej atmosfery. W tym procesie najważniejszy jest jasny schemat działania oraz system, który prowadzi zespół krok po kroku, pilnuje kolejności zadań i automatycznie aktualizuje stany po zakończeniu liczenia.

Jak przeprowadzić inwentaryzację w jeden dzień? 

Inwentaryzacja trwa najdłużej, gdy brakuje planu, dane są spisywane ręcznie, a różnice wyjaśnia się „po drodze”. Jeśli praca prowadzona jest metodycznie, liczenie staje się powtarzalną procedurą.

Najważniejsze zasady skutecznego jednodniowego spisu to przede wszystkim:

• jasny harmonogram i lista zadań – każdy zespół powinien mieć przypisaną strefę oraz kolejność działań, wraz z jasno określonymi zasadami poruszania się po magazynie. Taki model eliminuje improwizację, unika powrotów do tych samych lokacji i zapewnia uporządkowany przebieg liczenia,

• liczenie w oparciu o skanery zamiast pracy na papierze – skanowanie kodów umożliwia szybkie i precyzyjne wprowadzanie danych oraz automatyczne przypisywanie ich do właściwych lokacji. Dzięki temu unika się literówek, duplikacji pracy i konieczności późniejszego ręcznego przenoszenia informacji do systemu,

• praca w jednym systemie na całym etapie inwentaryzacji – najwięcej błędów i strat czasu powstaje przy przenoszeniu danych między arkuszami, formularzami i różnymi systemami. Wykorzystanie jednego narzędzia do liczenia, weryfikacji różnic i publikacji stanów przyspiesza cały proces, zwiększa dokładność i ogranicza ryzyko rozbieżności.

System Sellasist posiada tryb inwentaryzacji, pozwalający na liczenie skanerem, wyspecjalizowanym kolektorem lub telefonem, porównuje wynik ze stanem systemowym i automatycznie aktualizuje dostępność produktów w sklepie i na marketplace’ach po zatwierdzeniu różnic. Oznacza to koniec ręcznego wprowadzania danych i szybszy powrót produktów do sprzedaży.

Jak przygotować się do inwentaryzacji, żeby naprawdę zakończyć ją w jeden dzień?

Sukces jednodniowej inwentaryzacji zaczyna się zanim padnie pierwszy skan. Brak planu skutkuje chaosem, improwizacją, zatrzymanym magazynem i poprawkami przez kolejne dni. Aby przygotować magazyn do sprawnej inwentaryzacji, warto wdrożyć następujące zasady:

• Wprowadź dokładną godzinę wstrzymania operacji magazynowych – na czas liczenia zatrzymaj przyjęcia i wydania towaru. Dzięki temu żaden produkt nie zostanie odłożony lub pobrany ze strefy w trakcie spisu, co eliminuje ryzyko rozbieżności już na etapie rozpoczęcia prac.

• Przygotuj listy lokacji i podziel magazyn na strefy – zastosuj podział na strefy A/B/C według rotacji produktów. Najbardziej intensywnie wykorzystywane obszary (strefa A) warto zweryfikować podwójnie, na przykład poprzez ponowne sprawdzenie po krótkiej przerwie, co zwiększa dokładność.

• Wyznacz zespoły oraz zakres odpowiedzialności – każda grupa powinna mieć przypisaną strefę, określoną trasę przejścia oraz zasady raportowania różnic. Jasna struktura eliminuje niepewność i zapewnia pełną kontrolę nad przebiegiem liczenia.

• Zachowaj spokój – nerwowość jest wrogiem wszelkiej efektywności, więc nawet gdy pojawią się nieprzewidziane problemy, nie denerwuj się. Zlokalizuj ich przyczyny, jeśli to możliwe, rozwiąż je od razu, a także zapisz sobie, gdzie i z jakiego powodu wystąpiły, żeby uniknąć podobnych zdarzeń w przyszłości. Działając metodycznie i według planu, będziesz w stanie przeprowadzić każdą inwentaryzację.

Dobrze ułożony plan sprawia, że każdy wie, co robi, w jakiej kolejności i jak raportuje wynik.

Jak przebiega jednodniowa inwentaryzacja?

Jednodniowa inwentaryzacja wymaga sprawnego wejścia w proces, kontroli i konsekwentnego zamykania lokacji jedna po drugiej. Jak wygląda modelowy przebieg dnia?

Rozpoczęcie inwentaryzacji i przydział zadań

Dzień rozpoczyna się krótką odprawą, podczas której zespół otrzymuje listy lokacji, podział stref oraz jasne zasady pracy. Każda osoba wie dokładnie, które alejki liczy, w jakiej kolejności i jak raportuje postępy. Liczenie odbywa się „lokacja po lokacji” – po zeskanowaniu półki jej pozycje znikają z listy, co eliminuje ryzyko powrotu do już sprawdzonego miejsca oraz przypadkowego podwójnego liczenia. Dzięki temu od pierwszych minut w magazynie panuje porządek i rytm pracy.

Jednodniowe inwentaryzacje przebiegają naprawdę sprawie, gdy postawi się na skanowanie zamiast na ręczne spisywanie stanów. Skany (nieważne, czy za pomocą skanera, czy za pomocą wyspecjalizowanego kolektora dostępnego w systemie Sellasist, czy nawet za pomocą smartfona z zainstalowaną aplikacją Sellasist) sprawiają, że stany aktualizują się od razu, a także szybciej można wyłapać ewentualne błędy. Jest to też ułatwienie dla pracowników, którym wystarczy jedno “piknięcie”, żeby zarejestrować produkt w systemie, bez żmudnego przepisywania kodów czy numerów.

Weryfikacja wyników w trakcie dnia i korekta działań

W połowie dnia zespół wgrywa wyniki do systemu i wykonuje szybki przegląd rozbieżności. Ten etap pozwala wychwycić potencjalne błędy na wczesnym etapie, skorygować trasy zespołów lub wzmocnić obsadę w bardziej wymagających strefach. To moment na uspójnienie tempa pracy – nie na nerwowe poprawki, tylko na spokojne dostrojenie procesu, by ostatnia część liczenia przebiegała bez pośpiechu.

Finalizacja i aktualizacja stanów

Po zakończeniu liczenia druga osoba weryfikuje jedynie różnice przekraczające ustalony próg – dzięki temu nie trzeba powtarzać całego procesu, a kontrola pozostaje rzetelna. Następnie korekty są zatwierdzane, a system automatycznie aktualizuje stany magazynowe w sklepie i na marketplace’ach. Produkty od razu wracają do sprzedaży, co pozwala uniknąć przerw w dostępności i utraconych zamówień.

W dużych magazynach sprawdza się podejście mieszane: pełne liczenie strefy A, próbki w strefie B i metryka strefy C. To połączenie inwentaryzacji głównej z regularnym cycle countingiem, które utrzymuje wysoką dokładność stanów przez cały rok, a nie tylko „po wielkim spisie”.

Jakie błędy psują inwentaryzację?

Błędy popełnione podczas inwentaryzacji potrafią całkowicie wypaczyć jej wynik i sprawić, że cały wysiłek pójdzie na marne. Najczęściej problemy pojawiają się wtedy, gdy magazyn pracuje „jak zwykle”, zamiast przejść na tryb kontrolowany i uporządkowany. Najczęstsze błędy, które zaburzają dokładność spisu to między innymi:

• Liczenie w trakcie ruchu towaru – przyjmowanie dostaw i wydawanie paczek w trakcie liczenia powoduje, że dane natychmiast stają się nieaktualne. Towar fizycznie „krąży”, a wyniki spisu przestają mieć sens.

• Brak awizacji dostaw – gdy dostawy przyjeżdżają bez zapowiedzi, pracownicy muszą je obsłużyć w środku spisu – tworzy się chaos, a część towaru trafia do liczenia lub „umknie” systemowi.

• Wracanie w te same alejki – brak logicznej trasy powoduje dublowanie pracy i zwiększa ryzyko pomyłek. Liczenie powinno być wykonywane strefami, systematycznie, bez cofania się.

• Ruch w obu kierunkach między regałami – gdy pracownicy mijają się i zmieniają kierunek liczenia, rośnie ryzyko przeoczeń oraz pomyłek, a proces trwa dłużej i traci tempo.

• Brak przygotowania sprzętu (rozładowane urządzenia) – skanery lub telefony potrafią rozładować się w najgorszym możliwym momencie, co spowalnia liczenie i demotywuje zespół. Brak zapasowych baterii czy ładowarek potrafi „zabrać” nawet godzinę czasu pracy.

Jak uniknąć problemów podczas spisu?

Dobrze przygotowana inwentaryzacja opiera się na kilku prostych zasadach. Wdrożenie ich znacząco zwiększa dokładność wyników, skraca czas pracy i ogranicza stres w zespole:

• Zablokuj ruch na czas spisu – wstrzymaj przyjęcia i wydania towaru. Dzięki temu każdy policzony produkt pozostaje na swoim miejscu.

• Ustal jasne zasady poruszania się po magazynie – wyznacz kierunek liczenia i kolejność przejść między regałami. Im mniej improwizacji, tym lepszy wynik.

• Awizuj dostawy (DESADV/ASN) – wszystkie dostawy powinny być wcześniej zgłoszone, aby trafiły do strefy „poza liczeniem” i nie wpłynęły na wyniki.

• Zapewnij zapas sprzętu – warto mieć dodatkowe skanery, telefony, powerbanki i naładowane baterie, tak, aby nikt nie czekał na sprzęt.

• Zasada „jedno skanowanie = dane w systemie” – każdy odczyt powinien od razu trafiać do systemu, który aktualizuje stany. Zero kartek, zero przepisywania –minimalizuje to błędy i przyspiesza pracę.

Dobrze zaplanowany proces i właściwe narzędzia sprawiają, że inwentaryzacja staje się zadaniem do wykonania w jeden dzień – bez chaosu, zbędnych powtórek i kosztownych rozbieżności, dzięki czemu proces przebiega szybko, precyzyjnie i bez ryzyka utraty sprzedaży następnego dnia.