Błędy w zbieraniu produktów, które niszczą Twoją efektywność

Szybsze zbieranie zamówień oznacza więcej wysyłek przy tym samym zespole i to bez nadgodzin. Pytanie brzmi: co można ustawić w magazynie już teraz, żeby praca była wydajniejsza, a każda paczka kosztowała firmę mniej?

Jakie są największe błędy w zbieraniu produktów?

Zbieranie zamówień w magazynie nie oznacza, że należy biegać szybciej. Każda trasa musi być możliwie krótka, opatrzona jasnymi zasadami i prawidłowymi danymi. Jakie są najczęstsze problemy spowalniające kompletację i podnoszące koszt paczki?

Długie trasy przez zły układ półek

Jeśli najlepiej sprzedające się produkty leżą daleko od pakowania, ludzie robią niepotrzebne kilometry. Rozwiązanie jest bardzo proste – wystarczy ustawić towar według rotacji (slotting).

Produkty, które schodzą najszybciej, dobrze jest trzymać najbliżej miejsca pakowania i na wysokości rąk, zaś ruch w alejce należy ułożyć tylko w jedną stronę. Dobrze jest też ustawić w systemie prowadzenie po lokacjach (np. w systemie Sellasist pracownik dostaje dokładny adres półki), żeby nowa osoba nie błądziła po hali.

Zbieranie jednego zamówienia naraz

Zbieranie każdej paczki osobno oznacza przechodzenie tych samych alejek kilka razy dziennie. Lepiej jest zastosować multi-picking, czyli zbierać wiele zamówień podczas jednej trasy i postawić na kompletację w falach – np. co 20 minut. Jeśli do tego podzielisz magazyn na strefy, żeby każdy picker (pracownik odpowiedzialny za kompletowanie zamówień) miał swój zakres, poprawisz ogólną efektywność zespołu i procesu kompletacji.

Osobne traktowanie zbierania i pakowania

Jednym z najczęściej popełnianych błędów podczas zbierania produktów z magazynu jest traktowanie pakowania jako osobnego procesu. Tymczasem działania te można z korzyścią dla efektywności pracy połączyć – wystarczy w trakcie zbierania wykorzystać koperty bąbelkowe lub kartony, do których produkty zostaną zapakowane, żeby przyspieszyć oba procesy. Gdy doda się do tego integrację z bezprzewodową drukarką fiskalną, będzie można też od razu drukować dokumenty sprzedażowe, co przyspieszy wszystkie trzy procesy.

Ręczne wpisy zamiast skanowania

Ręczne przepisywanie kodów z kartki to proszenie się o pomyłkę: raz może trafić się zły wariant, a innym razem zła partia, raz pracownik może się najzwyczajniej w świecie pomylić. Dużo bezpieczniej jest skanować.

Kody 2D (np. GS1 DataMatrix) potrafią w jednym skanie przekazać numer produktu, partię i datę, co przekłada się na mniej błędów, mniej reklamacji i mniej czasu poświęconego na korekty, a także szybszą realizację zamówień. Co ważne, skanowanie pomaga nie tylko w zliczaniu pojedynczych produktów, ale również ich zbiorów – wystarczy zeskanować jeden karton, żeby w systemie znalazło się np. 100 sztuk danego towaru.

Mieszanie różnych produktów w jednej lokacji

Jeśli w jednej przegródce leży kilka różnych SKU (wewnętrzny identyfikator produktu w firmie, „adres towaru” w systemie, czyli konkretna wersja danego produktu), łatwo wziąć nie ten towar. Zasada powinna być prosta: jedna lokacja to jeden produkt. Jeżeli nie możesz tego zrobić, wydziel wyraźne przegrody i wymuś skanowanie przed zabraniem sztuki z półki. W strefach krytycznych pomogą systemy prowadzące (np. pick-to-light), które pokazują dokładnie, skąd należy zabrać towar.

Brak ergonomii

Ludzie zwalniają nie dlatego, że im się nie chce, tylko dlatego, że są fizycznie zmęczeni po kilku godzinach. Jeżeli ciężkie pudła są wysoko i trzeba po nie sięgać, skręcać tułów i dźwigać, nie należy się dziwić, że po kilku godzinach pracownicy są zmęczeni. Ułóż ciężkie towary niżej, skróć drogę do pakowania i używaj wózków oraz rolek – w ten sposób utrzymasz tempo do końca zmiany.

Chaos w priorytetach

W wielu magazynach co chwilę ktoś woła „to zamówienie jest pilne”, więc wszystko inne staje. W ten sposób ludzie porzucają trasę, wracają do tych samych alejek, rośnie ogólny chaos i spada tempo całej zmiany.

Zdecydowanie lepiej jest ustalić jasne zasady priorytetów np. wszystkie zamówienia opłacone z dostawą D+1 (dostawa następnego dnia roboczego od złożenia/zaksięgowania zamówienia) muszą trafić do najbliższej fali zbierania. W ten sposób zespół nie wybija się z rytmu, a efektywność magazynu nie spada. Klient zwykle chce pewnego, a nie szybkiego, terminu dostawy.

W systemach magazynowych w rodzaju Sellasist znaleźć też można opcję sortowania zamówień według daty odbioru przez kuriera. Jeśli firma X przyjeżdża o 10, a firma Y dopiero o 17, system będzie w pierwszej kolejności kazał zbierać zamówienia wcześniejsze.

Brak prostych wskaźników

Jeśli nie mierzysz podstawowych wskaźników, nie wiesz, gdzie tracisz czas. Monitoruj:

• ile linii zamówienia zbiera jedna osoba na godzinę,
• ile jest błędów na 1000 linii,
• jak szybko towar po dostawie trafia „na półkę” (ang. dock-to-stock).

Patrz na to co tydzień, nie tylko raz w miesiącu. To pokazuje, gdzie jest korek i co należy zmienić, żeby go wyeliminować.

Nieaktualne stany magazynowe

Najkosztowniejszym momentem kompletacji jest wejście w alejkę, dojście do miejsca odbioru towaru i ujrzenie pustej półki. Żeby tego uniknąć, stany magazynowe muszą się odświeżać w trakcie pracy. Przykładowo, w Sellasist można ustawić system tak, że zamówienia wpadają do kolejki zbierania, po czym program prowadzi pracownika po dokładnych lokacjach, a ilości i partie zmieniają się po skanie. Dodatkowo stany są na bieżąco synchronizowane między wszystkimi podłączonymi kanałami, co w połączeniu z systemem rezerwacji stocków sprawia, że pracownicy mniej się cofają, mniej denerwują, a dane są stale aktualne.

Co można zyskać dzięki poprawie zbierania produktów?

Poprawa procesu zbierania produktów może przynieść następujące korzyści:

Większa przepustowość bez nowych etatów

Gdy ten sam zespół obsłuży więcej zamówień w tym samym czasie, np. jeśli picker robi 70 linii w ciągu godziny, a po uporządkowaniu procesu wskakuje na 90 linii na godzinę, to przy 6 osobach można zyskać dziennie kilkaset wykonanych linii więcej i to bez rekrutacji czy nadgodzin.

Większa przewidywalność

Kolejną zaletą jest przewidywalny dzień i stabilne SLA (ang. Service Level Agreement, umowa o poziomie usług, która konkretnie opisuje, co dostawca ma dostarczyć, w jakim czasie i jakości, jak mierzy wyniki, np. terminy czy dostępność, oraz jakie są konsekwencje i procedury przy naruszeniach). Poprawa zbierania może sprawić, że terminy wysyłek są dotrzymywane, a harmonogram rzadziej się rozsypuje. Dzięki temu obsługa klienta ma mniej interwencji, bo statusy i terminy są spójne z rzeczywistością, co obniża koszt obsługi problemów.

Szybsze wdrożenie nowych pracowników

Jasny tryb pracy i prowadzenie krok po kroku sprawiają, że nowy pracownik może osiągać sensowne wyniki po krótkim szkoleniu, co w sezonie pomaga utrzymać tempo bez konieczności zatrudniania nowych osób czy pracy ponadwymiarowej.

Mniejsze koszty reklamacji

Każda korekta na pakowaniu i każdy zwrot paczki to czas i koszty, więc gdy proces jest uporządkowany, a błędów jest mniej, to reklamacje i koszty okołozwrotowe nie rosną proporcjonalnie do wolumenu zamówień (liczby wysyłanych paczek. Jednocześnie przekłada się to na lepszą widoczność i sterowanie. Gdy widzisz wąskie gardła w trakcie dnia i możesz przesunąć ludzi tam, gdzie będzie to potrzebne (np. z odkładania do pakowania na ostatnią falę), realnie usprawniasz pracę magazynu prostymi metodami.

Lepsza ergonomia pracy

Poprawa zbierania to mniej klikania, a mniej klikania to mniej systemów, co ma szczególne znaczenie, gdy spinasz całość jednym narzędziem, np. Sellasist. Gdy Twoje zamówienia trafiają do kolejki z priorytetami, kompletacja prowadzi po adresach, a po zebraniu od razu drukuje się etykieta i wybiera kurier według wcześniej ustalonych reguł, dziennie wychodzi więcej paczek, a Twój zespół nie jest przepracowany.