Jak automatyzacja w Sellasist może pomóc Ci w obsłudze zamówień

Automatyzacja jest dziś kluczowym elementem sukcesu w e-commerce, gdzie szybkość działania, precyzja i efektywność decydują o konkurencyjności firmy. Platforma Sellasist oferuje rozbudowane narzędzia, dzięki którym możesz znacząco usprawnić proces obsługi zamówień i poprawić funkcjonowanie Twojego sklepu internetowego. Poniżej pokażemy Ci, jak wykorzystać możliwości Sellasist w praktyce.

Czym są akcje automatyczne w Sellasist?

Akcje automatyczne to reguły, które uruchamiają się samoczynnie, gdy spełnione zostaną określone przez Ciebie warunki. Dzięki temu możesz zautomatyzować powtarzalne czynności, takie jak:

• zmiana statusów zamówień,
• generowanie i wysyłka dokumentów sprzedaży,
• drukowanie listów przewozowych,
• wysyłanie powiadomień e-mail do klientów,
• rozbijanie zestawów produktów na pojedyncze pozycje,
• automatyczna weryfikacja poprawności danych klienta.

ZOBACZ JAK URUCHOMIĆ AKCJE AUTOMATYCZNE W SWOIM PANELU

​Akcje automatyczne możesz także uruchamiać ręcznie za pomocą specjalnych przycisków, zwanych aktywatorami. Dzięki nim masz większą kontrolę nad procesami, takimi jak zmiana statusów zamówień czy drukowanie dokumentów. Takie przyciski możesz dowolnie dostosować do swoich preferencji, przypisując im konkretne ikony, kolory oraz skróty klawiszowe, co ułatwi ich szybkie rozpoznawanie. Co więcej, istnieje możliwość ustawienia widoczności przycisków w zależności od statusu zamówienia, a to pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie przebiegiem procesów w Twoim e-commerce. 

SPRAWDŹ, JAK DZIAŁAJĄ I JAK UTWORZYĆ WŁASNE AKTYWATORY

Najważniejsze korzyści automatyzacji

Wprowadzenie automatyzacji w Sellasist przynosi kilka istotnych korzyści:

• Oszczędność czasu – wyeliminowanie powtarzalnych czynności ręcznych pozwala szybciej realizować zamówienia.
• Mniejsza liczba błędów – ograniczasz ryzyko błędów ludzkich, zmniejszając koszty obsługi zwrotów czy reklamacji.
• Lepsza komunikacja z klientem – automatyczne powiadomienia o statusie zwiększają zadowolenie kupujących.
• Wyższa produktywność zespołu – pracownicy mogą skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, zamiast wykonywać rutynowe działania.

Jak automatyzacja ułatwia obsługę zamówień?

1. Podział zamówień według płatności

Sellasist automatycznie dzieli zamówienia na opłacone oraz nieopłacone. Zamówienia opłacone lub wysyłane za pobraniem trafiają od razu do realizacji, a nieopłacone są kierowane do osobnego statusu. To ułatwia zarządzanie płatnościami i przyspiesza realizację opłaconych zamówień.

2. Automatyczne przypomnienia o płatności

Zamówienia oczekujące na wpłatę mogą generować automatyczne przypomnienia e-mail po 24 godzinach. Jeśli po 7 dniach klient nie zapłaci, system automatycznie anuluje zamówienie i zwraca produkty na stan magazynowy.

3. Rozbijanie zestawów produktowych

Jeśli sprzedajesz zestawy produktów, Sellasist może automatycznie rozbijać je na poszczególne elementy, co pozwala dokładnie kontrolować stan magazynowy każdego produktu osobno.

4. Automatyczna weryfikacja danych klientów

Sellasist umożliwia automatyczne sprawdzanie poprawności adresu wysyłki, numeru domu czy NIP-u. Zamówienia zawierające błędne dane trafiają do statusu „do weryfikacji”, ułatwiając szybką korektę i unikając problemów z doręczeniem przesyłki.

5. Generowanie dokumentów sprzedaży i wiadomości do klientów

Paragony, faktury oraz inne dokumenty sprzedażowe generowane są automatycznie według ustalonych przez Ciebie reguł, na przykład zaraz po opłaceniu zamówienia lub przy zmianie jego statusu. Możesz je automatycznie przesyłać klientom e-mailem, oszczędzając czas poświęcany na ręczną wysyłkę. Analogicznie możesz ustawić odpowiednie wiadomości do klientów, które samoczynnie wyślą się po konkretnym działaniu, np. e-mail z numerem przesyłki po spakowaniu zamówienia.

6. Tworzenie listów przewozowych i drukowanie etykiet

Integracja Sellasist z kurierami pozwala automatycznie generować listy przewozowe i drukować je bezpośrednio w magazynie. Aby mieć pewność, że wszystkie etykiety będą poprawne, Sellasist umożliwia podział generowania i drukowania etykiet na dwie osobne akcje automatyczne – najpierw generowanie dokumentu, a następnie drukowanie po upewnieniu się, że list jest gotowy.

7. Kompleksowe zarządzanie magazynem (WMS)

Dzięki integracji Sellasist z systemem WMS możesz zbierać produkty z magazynu według zoptymalizowanej trasy, co znacznie skraca czas realizacji zamówienia. Pracownicy otrzymują jasną instrukcję, jakimi ścieżkami się poruszać, zbierając zamówienia w partiach, zamiast pojedynczo.

8. Automatyzacja obsługi zwrotów i korekt

Sellasist posiada mechanizmy zarządzania zwrotami i korektami. System może automatycznie wystawiać dokumenty korekty, zwracać środki klientom czy przywracać zwracane towary na stan magazynowy, usprawniające cały proces zwrotów.

Jak stworzyć efektywny schemat automatyzacji?

Aby skutecznie wdrożyć automatyzację, warto kierować się następującymi wskazówkami:

• Rozrysuj procesy – użyj diagramów (np. Draw.io), by jasno zobaczyć przebieg automatyzacji i łatwiej zidentyfikować problemy.

• Stosuj krótkie opóźnienia – ustaw np. jednominutowe opóźnienie przy bardziej skomplikowanych operacjach, takich jak rozbijanie zestawów, co zapewni płynność działania całego procesu.
• Grupuj akcje automatyczne – w Sellasist możesz grupować akcje, co znacznie ułatwia zarządzanie nimi przy większej liczbie procesów.
• Wykorzystuj pola dodatkowe – pomagają one łatwo identyfikować szczególne zamówienia, np. z komentarzem klienta lub wymagające dodatkowej uwagi.

Czy automatyzacja się opłaca?

Doświadczenie pokazuje, że skutecznie wdrożona automatyzacja pozwala na znaczną redukcję czasu obsługi zamówień oraz błędów, co w efekcie prowadzi do zmniejszenia kosztów. Dzięki temu zespół może skoncentrować się na strategicznych zadaniach, a poziom satysfakcji klientów rośnie.

Jeżeli planujesz przejść na Sellasist lub po prostu chcesz zacząć korzystać z automatyzacji, warto zrobić to z pomocą specjalistów. Wsparcie ekspertów znających Sellasist od podszewki to inwestycja, która szybko się zwróci.

Podsumowanie

Automatyzacja w Sellasist to doskonały sposób na poprawę efektywności obsługi zamówień w Twoim sklepie internetowym. Eliminując manualne działania i minimalizując ryzyko błędów, oszczędzasz czas, poprawiasz zadowolenie klientów i zwiększasz produktywność całego zespołu. Dzięki dobrze zaplanowanej automatyzacji możesz skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne – na dalszym rozwoju Twojego biznesu!

Odkryj moc funkcjonalności Sellasist