Przygotuj plan awaryjny na peak sprzedażowy

Jeśli prowadzisz swój e-commerce, ten scenariusz może brzmieć znajomo: stół pełen paczek, za mało ludzi na zmianie, napięte terminy i dokładnie w tym momencie nawet najbardziej misterny plan zaczyna się sypać. API kuriera „mieli” bez końca, system przewoźnika wyrzuca błędy, ktoś w ostatniej chwili zauważa literówkę w adresie i cała linia pakowania stopuje, bo bez etykiety żadna paczka nie opuści magazynu.

Dlatego coraz więcej sklepów świadomie przygotowuje plan awaryjny na szczyt sprzedaży. W Sellasist takim planem B jest etykieta zastępcza – prosta funkcjonalność, która realnie odblokowuje wysyłkę w krytycznych momentach. W tym tekście wyjaśnimy, czym dokładnie jest etykieta zastępcza, jak działa w praktyce, jak ją poprawnie skonfigurować oraz jak wpleść ją w proces, żeby stała się podstawą Twojego planu awaryjnego na peak.

Co to właściwie jest ta etykieta zastępcza?

Etykieta zastępcza w Sellasist to tymczasowa etykieta wysyłkowa, którą generujesz w momencie, gdy standardowy list przewozowy nie chce powstać – z powodu awarii API przewoźnika, błędu po stronie systemu kurierskiego albo zbyt długiego czasu oczekiwania na odpowiedź. Zamiast zatrzymywać kompletację i odkładać paczkę na bok, pakowacz jednym kliknięciem tworzy etykietę zastępczą, drukuje ją i oznacza przesyłkę. Zamówienie jest formalnie spakowane, a po usunięciu problemu po stronie przewoźnika wystarczy zeskanować kod z etykiety zastępczej, aby Sellasist automatycznie wrócił do zamówienia i pozwolił wygenerować właściwy list przewozowy.

Jakie korzyści daje zastosowanie etykiety zastępczej w e-commerce?

• ciągłość procesu pakowania mimo awarii lub błędów po stronie kuriera
• brak zastojów na stanowisku pakowania wywołanych wiszącymi etykietami
• klarowne oznaczenie paczek, które w wyznaczonym miejscu czekają tylko na skan i docelową etykietę kuriera
• zminimalizowanie chaosu i nerwów na magazynie – każdy wyjątek ma swoje oznaczenie i procedurę
• pełna kontrola nad wyjątkami dzięki powiązaniu etykiety zastępczej z konkretnym zamówieniem
• utrzymanie wysokiej przepustowości wysyłek w peaku, nawet gdy systemy przewoźników mają gorszy dzień

Jak wdrożyć etykiety zastępcze w Sellasist?

1. Skonfiguruj grupy kurierów
   • Upewnij się, że w systemie są już utworzone metody dostawy.
   • Otwórz: Administracja – Metody dostawy – Grupy kurierów.
   • Kliknij „+”, aby dodać nową grupę kurierów, lub ołówek, aby edytować istniejącą.
   • Wypełnij wymagane pola i dodaj logo kuriera – będzie ono widoczne w trybie pakowania oraz na etykiecie zastępczej.
   • Użyj przycisku Dodaj, aby wybrać metodę dostawy dla tej grupy.
   • Kliknij Zapisz, żeby zapisać konfigurację.

2. Przygotuj szablon etykiety zastępczej
   • Przejdź do: Administracja – Szablony wydruków.
   • Wybierz moduł Zamówienia.
   • Skorzystaj z gotowego szablonu etykiety zastępczej albo utwórz nowy szablon etykiety, dopasowany do Twoich preferencji.

3. Przypisz szablon w ustawieniach WMS (Tryb Pakowania)
   • Wejdź w: Magazyn – Ustawienia WMS – Tryb Pakowania.
   • Odszukaj sekcję „Etykieta zastępcza”.
   • W polu Szablony etykiety zastępczej wybierz z rozwijanej listy wcześniej utworzoną etykietę (domyślnie „Etykieta zastępcza”).
   • W tej samej sekcji ustaw opóźnienie, z jakim ma się pojawić przycisk umożliwiający wydruk etykiety zastępczej.
   • Kliknij Zapisz, aby zakończyć konfigurację.

PEŁNA INSTRUKCJA KONFIGURACJI ETYKIETY ZASTĘPCZEJ

Akcje automatyczne dla etykiet zastępczych

Dzięki akcjom automatycznym etykiety zastępcze w Sellasist nie są tylko ratunkową naklejką, ale elementem świadomie zaprojektowanego procesu. System rozpoznaje zamówienia z etykietą zastępczą i reaguje na ich kolejne etapy, wykorzystując dwa dedykowane warunki:

• Etykieta zastępcza – ten warunek służy do wychwycenia wszystkich zamówień, dla których została wydrukowana etykieta zastępcza. Na bazie tego możesz:
  • automatycznie uzupełnić zamówienie o notatkę, np. że paczka została przygotowana na etykiecie zastępczej i wymaga późniejszego wygenerowania listu przewozowego,
  • zmienić status zamówienia na taki, który jasno wskazuje, że czeka ono na wygenerowanie właściwej etykiety. Dzięki temu zamówienia z etykietami zastępczymi nie giną na liście – są od razu oznaczone, zebrane w jednym miejscu i łatwe do sprawdzenia.
    
• List przewozowy z etykiety zastępczej – ten warunek uruchamia się wtedy, gdy do zamówienia został wygenerowany właściwy list przewozowy na podstawie etykiety zastępczej. Pozwala to np.:
  • automatycznie przenieść zamówienie z technicznego statusu „z etykietą zastępczą” do docelowego, np. „Wysłane”,
  • zamknąć cykl bez konieczności ręcznego przeklikiwania każdego zamówienia po wydruku etykiety. Korzyść jest podwójna – magazyn ma jasny obraz tego, co jeszcze czeka na docelową etykietę, a kiedy paczki otrzymują poprawne listy przewozowe, system sam porządkuje zamówienia do wskazanego statusu.

Jak zbudować realny plan B na peak w 5 krokach

Aby etykiety zastępcze stały się realnym planem awaryjnym na szczyt sprzedaży, a nie tylko opcją w menu, warto podejść do nich w pięciu prostych krokach:

1. Prześledź poprzednie peaki – sprawdź, kiedy najczęściej pojawiały się problemy po stronie kurierów, które kanały dostawy były najbardziej narażone na błędy i ile zamówień wtedy utykało w procesie,
2. Włącz etykiety zastępcze i skonfiguruj je z wyprzedzeniem – od grup kurierów, przez szablon etykiety, po ustawienia w WMS i w Asystencie Pakowania,
3. Ustal jasne zasady – określ, w jakich sytuacjach pracownik ma sięgać po etykietę zastępczą, np. po określonym czasie braku odpowiedzi API albo przy wskazanych komunikatach błędów,
4. Przygotuj akcje automatyczne i statusy przejściowe – zaplanuj ścieżkę tak, aby zamówienia z etykietą zastępczą tworzyły przejrzystą listę do domknięcia, a nie chaotyczną grupę wyjątków,
5. Przetestuj scenariusz awarii przed szczytem – zasymuluj awarię kuriera, wygeneruj etykiety zastępcze, usuń problem i przejdź cały proces z pracownikami – dzięki temu, gdy przyjdzie prawdziwy peak, zespół odtworzy ten scenariusz z automatu.

Jak etykiety zastępcze zmieniają chaos w przewidywalny proces

Funkcjonalność etykiety zastępczej w Sellasist pokazuje, że plan awaryjny na peak nie musi być skomplikowany! Gdy system przewoźnika nie pozwala wygenerować listu przewozowego, możesz od razu wydrukować etykietę zastępczą, oznaczyć nią paczkę i zakończyć pakowanie, a po usunięciu problemu po prostu zeskanować kod i przejść do tworzenia właściwego listu przewozowego. Dzięki wcześniejszej konfiguracji grup kurierów, szablonu etykiety, ustawień w Trybie Pakowania oraz wykorzystaniu akcji automatycznych, takie zamówienia mają swoje miejsce w statusach i przewidywalną ścieżkę domknięcia. To rozwiązanie sprawia, że w szczycie sprzedaży możesz utrzymać płynność wysyłek, nawet gdy systemy przewoźników nie chcą współpracować.