Szablony wiadomości w Sellasist

Szablony wiadomości to wbudowana funkcjonalność w systemie Sellasist, która umożliwia szybkie i zautomatyzowane tworzenie powiadomień e-mail oraz SMS kierowanych do klientów. Zamiast każdorazowo pisać komunikat od zera, możesz wykorzystać wcześniej przygotowane wzorce – odpowiednio dopasowane do rodzaju czy statusu zamówienia.

W odróżnieniu od systemowych powiadomień, które są wysyłane samoistnie po wykonaniu określonej akcji (np. kliknięcie „Wyślij fakturę”), szablony wiadomości wysyłasz ręcznie – samodzielnie decydując o ich treści i momencie wysyłki. Co więcej, korzystają one z jednej wspólnej, rozbudowanej listy zmiennych, niezależnie od kontekstu czy typu wiadomości.

Funkcja ta przydaje się zarówno przy bieżącej obsłudze zamówień, jak i w procesach automatyzacji. Dzięki szablonom zyskujesz narzędzie, które pomaga nie tylko przyspieszyć reakcję, ale też zwiększyć jakość i trafność komunikacji – co w e-commerce ma bezpośrednie przełożenie na satysfakcję klienta oraz efektywność pracy zespołu.

Jakie korzyści dla firmy przynosi zastosowanie szablonów wiadomości?

Zastosowanie szablonów w codziennej pracy przynosi szereg profitów, które nie tylko ułatwiają procesowanie zamówień i obowiązki w dziale Obsługi Klienta, ale także wspierają rozwój i porządek w całej organizacji. Utworzenie odpowiednich powiadomień do wcześniej przemyślanych scenariuszy daje firmie wymierne korzyści, takie jak:

Oszczędność czasu – Wysyłka wiadomości odbywa się jednym kliknięciem – bez konieczności tworzenia treści od nowa dla każdego klienta.

Profesjonalny wizerunek – Każda wiadomość – czy to e-mail, czy SMS – wygląda przejrzyście, zawiera odpowiednie dane i buduje zaufanie do sprzedającego.

Personalizacja w skali – Dzięki zmiennym dynamicznym (np. imię klienta, numer zamówienia), szablony dopasowują się do konkretnego odbiorcy bez dodatkowego wysiłku.

Minimalizowanie błędów – Gotowe wzorce zmniejszają ryzyko literówek i niedokładnych treści powiadomień.

Pełna historia komunikacji – Każda wysłana wiadomość zapisywana jest w logach zamówienia, co umożliwia szybki wgląd w przebieg kontaktu z klientem.

Wsparcie automatyzacji – Szablony można podpiąć do automatycznych akcji. Wiadomości mogą być wysyłane bez udziału użytkownika po spełnieniu wybranego warunku.

Jak skonfigurować szablony wiadomości krok po kroku

1. Tworzenie szablonu

1. Przejdź do zakładki Administracja → Szablony wiadomości.
   
2. Kliknij Dodaj szablon, aby utworzyć nowy wzorzec.
   
   
3. Wypełnij wymagane pola:
   
   • Nazwa szablonu: Wewnętrzna etykieta widoczna tylko dla administratorów (np. „Potwierdzenie wysyłki”).
     
   • Typ szablonu: Wybierz e-mail lub SMS.
     
   • Dostępne moduły: Wskaż, gdzie ma się pojawiać szablon (np. lista zamówień, edycja zamówień, automatyzacja, zwroty zamówień).
     
   • Tytuł wiadomości (dla e-mail): Nagłówek, który zobaczy klient.
     
   • Treść wiadomości: Dowolny tekst, który można wzbogacić o zmienne dynamiczne (np. {IMIE_KLIENTA}, {NUMER_ZAMOWIENIA}).

4. Zapisz szablon. Dla e-maili po zapisaniu możesz dodać załącznik.
   

2. Wysyłka wiadomości

• Przejdź do Zamówienia → Zamówienia.
  
• Zaznacz wybrane pozycje.
  
• Kliknij ikonę wiadomości lub wybierz ręcznie opcję Wyślij e-mail / Wyślij SMS.
  
• Wybierz szablon z listy i zmodyfikuj treść wg potrzeb.
  
• Skorzystaj z wyszukiwarki zmiennych, aby szybko znaleźć interesujące Cię dane.
  
• Po wysłaniu pojawi się potwierdzenie w prawym dolnym rogu.

Wysyłka pojedyncza

• Wejdź w konkretne zamówienie.
  
• Na dole strony znajdziesz sekcje: Wyślij e-mail do klienta lub Wyślij SMS do klienta.
  
• Wybierz szablon lub wpisz wiadomość ręcznie.

Wysyłka ze zwrotów

• Przejdź do Zamówienia → Zwroty zamówień.
  
• Wybierz zwrot i znajdź sekcję Wyślij e-mail do klienta.
  
• Uzupełnij treść, wybierz szablon, dodaj ewentualny załącznik i kliknij Zapisz.

Wysyłka automatyczna

• Przejdź do Zamówienia → Akcje automatyzacja.
  
• Utwórz nową akcję i dodaj warunek (np. „status zamówienia = wysłane”).
  
• Jako efekt wybierz Wyślij e-mail lub Wyślij SMS.
  
• Wybierz odbiorcę, treść lub gotowy szablon, a system automatycznie wyśle wiadomość po spełnieniu warunku.
  

Dzięki przejrzystemu układowi systemu i zapamiętywaniu ostatnich ustawień, proces konfiguracji oraz wysyłki staje się prosty nawet dla nowych pracowników.

Pełna instrukcja konfiguracji szablonów wiadomości

Dlaczego załączniki są ważne?

Załącznik wysłany razem z wiadomością „zamyka pętlę” informacyjną: klient natychmiast otrzymuje wszystko, czego potrzebuje, by śledzić przesyłkę i rozliczyć zakup, a Twój zespół nie traci czasu na dosyłanie dokumentów na życzenie. Dostarczając fakturę lub etykietę już w pierwszym mailu, obniżasz liczbę zapytań do BOK‑u, minimalizujesz ryzyko błędów oraz budujesz poczucie profesjonalizmu i transparentności – szczególnie istotne przy rosnącej liczbie zamówień.

Już niebawem w Sellasist pojawi się możliwość dodawania do szablonów także listów przewozowych oraz faktur jako załączników. Oznacza to, że komplet kluczowych dokumentów – od etykiety wysyłkowej po fakturę sprzedażową – wyślesz klientowi jednym kliknięciem, bez pobierania plików na dysk czy przełączania się między modułami.

Szablony notatek – wsparcie dla logistyki i działu pakowania zamówień

Wśród funkcjonalności Sellasist warto wyróżnić także szablony notatek, które doskonale wspierają pracę osób realizujących zamówienia – szczególnie w kwestii zbierania i pakowania. Dzięki możliwości tworzenia elastycznych adnotacji, zespół magazynowy otrzymuje jasne i uporządkowane komunikaty – dostosowane do potrzeb danego procesu. Takie notatki mogą być automatycznie przypisane do zamówień, wyświetlane w odpowiednich modułach (np. WMS), a także zawierać dynamiczne dane, co eliminuje ryzyko pomyłek i usprawnia organizację pracy. To mały dodatek, który robi dużą różnicę w codziennym zarządzaniu logistyką, o czym więcej przeczytasz w poniższym wpisie:

Jak skonfigurować szablony notatek?

Usprawnij funkcjonowanie swojego e-commerce dzięki szablonom wiadomości

W dynamicznym środowisku sprzedaży internetowej, gdzie liczy się czas reakcji, przejrzystość komunikacji i automatyzacja, szablony wiadomości w Sellasist są jednym z kluczowych narzędzi wspierających obsługę klienta. To proste w zastosowaniu rozwiązanie, które pozwala działać ekspresowo, trafnie i bardziej profesjonalnie – niezależnie od skali działalności. Dzięki funkcjonalności szablonów zespół oszczędza czas, unika błędów i utrzymuje wysoki poziom komunikacji z klientem, co przekłada się na wzrost zadowolenia kupujących, mniejszą liczbę zapytań i reklamacji oraz lepszą organizację pracy w dziale BOK. Wprowadzenie tego udogodnienia do sklepu to krok w stronę nie tylko większego komfortu pracy, ale przede wszystkim wyższego standardu obsługi – a to jakość kontaktu z klientem często przesądza o jego powrocie i lojalności wobec marki.