Jak uniezależnić się od awarii i niedziałającego API firm kurierskich?

Ekipa Sellasist doskonale rozumie bolączki sprzedawców i wspólnymi siłami opracowaliśmy funkcjonalności, które pomogą skutecznie zapobiegać przestojom spowodowanym kaprysom integracji. Ten tekst podpowie Wam jak połączyć pre-labeling, Smart matching i 3D matching, etykiety zastępcze i rozsądne walidacje w WMS, aby utrzymać ciągłość pakowania nawet w najbardziej chwiejne poniedziałki.

Najczęstsze źródła przestojów

Najczęstszą przyczyną przestojów nie jest sam wydruk etykiety, lecz jej wygenerowanie po stronie API przewoźnika: awarie i przeciążenia, długie czasy odpowiedzi oraz błędy walidacji. Do powstawania opóźnień przyczyniają się też inne elementy, które „korkują” stanowisko pakowania, zwłaszcza w newralgiczne dni i godziny. Lista najczęstszych źródeł przestojów:

• API i integracje kurierskie:
  • awarie/niedostępność lub bardzo wolne odpowiedzi API,
  • błędy walidacji po stronie kuriera, np. pełny paczkomat czy błędy w adresie.
• Dane produktowe i opakowania
  • brak/niekompletne wymiary i waga w kartach produktów, które blokują 3D/Smart Matching,
  • nie sparametryzowane opakowania i brak „gabarytów-granic” zgodnych z limitami kurierów.
• Złożoność paczek i różnice między kurierami
  • zamówienia wieloelementowe/wielopaczkowe,
  • odmienne limity gabarytów, np. automat DHL a paczkomat InPost, nie odzwierciedlone w konfiguracji.
• Organizacja pracy i interfejs
  • generowanie etykiety dopiero po spakowaniu zamówienia w oczekiwaniu na API,
  • zbędne klikanie i przeskakiwanie pomiędzy oknami, np. powrót do listy po każdym zamówieniu.

Czy rozpoznajesz te błędy w swoim biznesie? Chcesz poprawić płynność pakowania i przygotować się np. na przedświąteczną gorączkę lub po prostu usprawnić pracę w swoim zespole, to mamy dla Ciebie kilka skutecznych rozwiązań!

Smart Matching i 3D Matching – inteligentne dobieranie opakowań

Smart Matching uczy się z realnej pracy magazynu zapisując wybory pakujących: gabaryty opakowań dla produktu, zestawu i ilości, następnie po serii powtórzeń przypisuje je do danego produktu. Pozwala też wskazać status, w którym etykieta ma się generować automatycznie wg dopasowania, a całość masz zapisaną w logach. 3D Matching działa jako uzupełnienie, na podstawie wymiarów i wagi produktów oraz parametrów opakowań (z uwzględnieniem wypełniaczy) „układa” paczkę w 3D, dobiera jedno lub wiele opakowań i przenosi wymiary oraz wagę do listu przewozowego. Jakie korzyści dają te inteligentne funkcjonalności:

• Automatyczny dobór opakowania – dla powtarzalnych SKU system wie, co wybrać, a dla nowych konfiguracji liczy to algorytm.
• Etykiety drukowane wcześniej – wskazujesz status, np. po kompletacji, a system generuje list na podstawie dobranego opakowania, bez czekania na API.
• Obsługa wielopaczkowości – 3D Matching dobiera kilka opakowań, więc akcja „Wygeneruj list wg opakowań” tworzy od razu właściwą liczbę etykiet.
• Mniej błędów i reklamacji – przenoszenie wymiarów czy wagi opakowania do listu ogranicza niezgodności z limitami kurierów.
• Szybsze pakowanie – pakujący widzi od razu dobrany gabaryt, kuriera i szablon, nie musi wracać do listy zamówień po każdej paczce.
• Praca na precyzyjnych danych – logi Smart/3D pokazują, co i dlaczego zostało dobrane, dzięki czemu łatwo skorygować wyjątki.
• Elastyczność konfiguracji – opakowania można traktować jako „parametry graniczne” pod umowy kurierskie (np. „Kurier do 30 kg”), bez konieczności katalogowania wszystkich kartonów.
• Współdziałanie z automatyzacjami – warunki typu „największy wymiar” czy „przypisane opakowanie” pozwalają segmentować zamówienia, kierować je do konkretnych stanowisk pakowania i automatycznie wywoływać generowanie listów.

Etykiety zastępcze jako bezpiecznik procesu

Etykiety zastępcze to tymczasowe wydruki uruchamiane w asystencie pakowania, gdy API kuriera nie działa, pracuje wolno lub zwraca błąd (np. pełny automat paczkowy czy brak numeru domu). System drukuje etykietę z ID zamówienia, logo kuriera i kodem kreskowym, a Sellasist zapamiętuje docelowy szablon nadania (z Smart/3D Matchingu lub reguł). Dzięki tej funkcjonalności pakujesz dalej bez czekania, a po przywróceniu poprawnego działania procesu skanujesz kod, który automatycznie generuje i drukuje właściwy list przewozowy. Całość jest rejestrowana w logach i może być objęta statusami kontrolnymi („oczekuje na list” – „wysłane”). Rozwiązanie działa także bez pełnego WMS, więc realnie zapewnia ciągłość pakowania, nawet w poniedziałkowe chwile grozy 🙂

Dane produktowe pod kontrolą: podgląd – edycja – walidacja

Nowy tryb podglądu i edycji produktu w Sellasist WMS przenosi porządkowanie danych prosto na magazyn – skanujesz SKU, widzisz na kolektorze najważniejsze parametry takie jak wymiary, waga, opakowania zbiorcze itd. i uzupełniasz braki od ręki. Do tego dochodzi walidacja danych – zdefiniowane jako obowiązkowe pola (np. waga, długość/szerokość/wysokość) są wymagane zarówno podczas bieżącej edycji, jak i przy przyjęciach magazynowych, więc nie da się ominąć niekompletnego produktu. W efekcie funkcja 3D Matching ma pełen pakiet informacji i może trafniej dobierać karton (także przy wielopaczkowości), natomiast Smart Matching szybciej utrwala ścieżki pakowania. Trio podgląd – edycja – walidacja pozwala przyspieszyć generowanie etykiet, wybór opakowania i efektywniej wykorzystać stanowiska pakowania.

Akcje automatyczne – reguły, które utrzymują przepływ

Aby rozłożyć decyzje logistyczne wcześniej i odciążyć stanowisko pakowania, włącz akcje automatyczne oparte na opakowaniach i etykietach zastępczych. Poniżej najważniejsze reguły i ich zastosowania:

• Największy wybrany/dowolny wymiar – podaje z zamówienia największą wartość wymiaru, co pozwala szybko ocenić czy paczka mieści się w limitach i automatyczne przypięcie właściwego listu.
• Przypisane opakowanie wysyłkowe – uruchamia akcje w zależności od tego, jakie opakowanie dobrała funkcja Smart/3D lub pakowacz, np. dostosowanie kuriera pod większy gabaryt lub zmiana statusu i przekazanie zamówienia do odpowiedniego magazynu.
• Wartość na podstawie dobranych opakowań – tworzy tyle listów, ile opakowań przypisano do zamówienia (dla [Nowe] integracje kurierskie).
• Warunek etykieta zastępcza – sprawdza, czy do zamówienia powstała etykieta zastępcza, dzięki czemu możesz automatycznie dodać notatkę i nadać odpowiedni status dla lepszej weryfikacji.
• Warunek list przewozowy z etykiety zastępczej – pozwala sprawnie odsiać zamówienia, które dostały poprawny list przewozowy z etykiety zastępczej i wrzucić je do właściwego statusu.

Protipy i dobre praktyki

1. Opakowania jako parametry, nie jako kartony

• Nie musisz katalogować wszystkich pudeł – zdefiniuj gabaryty-granice wynikające z umów, np. „InPost A”, „Kurier do 30 kg”.
• Do opakowań przypisz po jednym szablonie nadania; resztą zarządza inteligentne funkcje Smart/3D Matching.

2. Przygotowanie stanowiska

• Tryb pakowania z pełnoekranowym widokiem: ID zamówienia, kurier, gabaryt, szablon, uwagi klienta, notatki.
• Wyłącz „powrót do listy” po spakowaniu i przechodź płynnie do kolejnego zamówienia.

3. Kontrola i audyt

• Pracuj na logach Smart/3D –  łatwo sprawdzisz, kto przypisał opakowanie i kiedy.
• Śledź przepływ etykiet zastępczych – dzięki warunkom przypisuj automatyczne notatki i zmieniaj statusy, kiedy wstrzymane paczki otrzymają listy przewozowe.

4. Przeszkolenie magazynu

• Jasne informacje dla zespołu kiedy klikamy „etykieta zastępcza”, a kiedy nie, jak skanować, co oznaczają poszczególne statusy.

Szczyt sezonu bez zatorów

Poniedziałkowe poranki z niespodziankami od API nie muszą być trudne. Dzięki rozwiązaniom Sellasist Twoja ekipa wie co robić i nie zwalnia tempa. Smart/3D Matching podpowiada gabaryt i liczbę paczek, wcześniej wygenerowane etykiety czekają na druk bez oglądania się na API, a gdy pojawia się błąd etykieta zastępcza ląduje na kartonie i pakowanie toczy się bez przestojów. Dzięki podglądowi, edycji i walidacjom w WMS, brakujące wymiary czy wagi uzupełniane są na etapie przyjmowania dostaw, a kompletne dane upraszczają definiowanie gabarytów paczek i wskazywanie kurierów. Nad wszystkim czuwają automatyczne reguły, które same zmieniają przewoźnika, dzielą na stanowiska i domykają wielopaczkowość. Zapewnij spokój sobie i Twojemu zespołowi, zbuduj odporność na trudne poniedziałki w swoim e-commerce!