Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
-
Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
Nowy moduł dokumentów to środowisko, które usprawni Twoją codzienną pracę, zwiększając kontrolę nad gospodarką magazynową. Wprowadza kompleksowe zarządzanie dokumentami sprzedażowymi i magazynowymi, zapewniając pełną elastyczność konfiguracji numerów serii oraz obsługę wielu firm. Nowy moduł umożliwi wystawianie i zarządzanie dokumentami takimi jak:
Dokumenty sprzedażowe:- FV (faktura VAT) – podstawowy dokument sprzedaży.
- PAR (paragon fiskalny) – rejestracja sprzedaży detalicznej.
- KOR (faktura korygująca) – korekta wcześniej wystawionej faktury.
Dokumenty magazynowe:- RZ (rezerwacja) – automatyczna rezerwacja towaru przy każdej sprzedaży.
- PZ (przyjęcie zewnętrzne) – rejestracja dostaw i przyjęć spoza firmy.
- PW (przychód wewnętrzny) – transfery między jednostkami przedsiębiorstwa.
- WZ (wydanie zewnętrzne) – wydanie towaru na sprzedaż lub w formie darowizny.
- RW (rozchód wewnętrzny) – zużycie materiałów na potrzeby firmy, np. produkcja.
Nowe środowisko w Sellasist umożliwia pełną automatyzację procesów oraz ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb firm, w tym precyzyjne zarządzanie brakami i przyczynami wydań.
Co zyskasz z nowym modułem?- Nowoczesna architektura
Moduł został zbudowany od podstaw w oparciu o nowy, skalowalny kod. Oznacza to większą wydajność, mniejszą awaryjność i szybszy rozwój nowych funkcji.- Kompletny zestaw dokumentów
Nowy moduł dokumentów w Sellasist umożliwia tworzenie i personalizację wszystkich typów dokumentów sprzedażowych i magazynowych. Możesz definiować szablony, serie, numeracje, pola dodatkowe i wygląd wydruków. Dostępne są gotowe wzory oraz możliwość tworzenia własnych na bazie zmiennych systemowych. System wspiera także eksport plików JPK, EPP i innych zestawień do ewidencji i rozliczeń.- Pełna kontrola magazynowa
Dotychczas stany magazynowe były aktualizowane ręcznie. Teraz możesz wdrożyć pełny obieg dokumentów magazynowych, gdzie każda zmiana wynika z odpowiedniego dokumentu, np. przyjęcia towaru. System automatycznie rezerwuje produkty po złożeniu zamówienia, a na karcie produktu widzisz powiązane dokumenty. Rozwiązanie zwiększa kontrolę nad stanami i redukuje ryzyko błędów, przy zachowaniu możliwości ręcznego zarządzania.- Automatyzacja i wielofirmowość
Możesz zautomatyzować wysyłkę powiadomień do klientów oraz powiązać wystawianie dokumentów z efektami magazynowymi — na przykład automatycznie generować dokument WZ po wystawieniu faktury. System umożliwia także przypisywanie statusów do operacji i budowanie własnych scenariuszy działań. Dodatkowo, możesz obsługiwać wiele firm jednocześnie, przypisując im osobne serie dokumentów i konfigurując procesy według indywidualnych potrzeb.- Moduł gotowy na integracje z ERP
Nowy moduł to solidna podstawa pod przyszłe integracje z systemami ERP. Pracujemy już nad kolejnymi funkcjonalnościami!
KROK 1: Jak zacząć korzystać z nowych Dokumentów?
W panelu Sellasist znajdziesz nową zakładkę Dokumenty [BETA].
W tej wersji udostępniliśmy użytkownikom korzystanie z nowego modułu dokumentów, bez efektu magazynowego. Oznacza to, że możesz równolegle prowadzić dokumentację w starym i nowym module. Opcja ta pozwoli Ci zorganizować pracę bez konieczności rezygnowania ze starych rozwiązań. Dokumenty nie będą wpływały na stany magazynowe.
W przyszłości planujemy umożliwić użytkownikom przejście z ręcznej edycji stanów magazynowych na pełną obsługę poprzez obieg dokumentów, co pozwoli na automatyczne i precyzyjne zarządzanie zapasami.
Włączenie pełnej wersji wraz z efektem magazynowym.
Jeżeli zdecydujesz się przetestować pełną wersję wcześniej, napisz do nas na adres email: biuro@esprzedaz.com.
Funkcja ta pozwala na wpływanie na stan magazynowy za pomocą dokumentów. Oznacza to, że zarządzanie stanami magazynowymi odbywa się tylko i wyłącznie przez przepływ dokumentów. Wymaga to dostosowania dotychczasowego modelu zarządzania dokumentami do nowych rozwiązań.
W czasie korzystania mogą pojawić się błędy i usterki. Nasz dział techniczny będzie reagował na zgłoszenia, co przyspieszy procesy optymalizacyjne i pozwoli na szybsze dopracowanie funkcjonalności dla wszystkich użytkowników.
KROK 2: Konfiguracja Dokumentów [Beta]
Przejdź do zakładki Dokumenty [Beta]. Za jej pomocą uzyskasz dostęp do wszystkich funkcji nowego modułu dokumentów.
Seria dokumentów
Zacznij konfiguracje od Serii dokumentów, by od razu uporządkujesz dokumenty według określonego kryterium oraz zorganizować i ponumerować wszystkie serie, jakie będziesz chciał stworzyć.
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Seria dokumentów możesz skonfigurować istniejące serię i dodać nowe.
Czerwone trójkąty przy seriach dokumentów oznaczają, że należy uzupełnić wymagane dane. Po uzupełnieniu wymaganych danych trójkąt zniknie.
2. Dodaj serię, klikając ikonę + lub edytuj serię, klikając ikonę ołówka.3. W sekcji Ustawienia serii skonfigurujesz ustawienie w zależności od preferencji.
Sekcja: Ustawienia serii
Nazwa serii – Wpisz dowolną nazwę serii np. Faktura.Prefix – wyświetli się przed numerem dokumentu np. FV.Suffix – wyświetli się po numerze dokumentu.Typ – wybierz czy seria będzie dotyczyć dokumentów magazynowych, sprzedażowych lub korekty.- Sprzedaż – dokumenty nie wpływające na stan magazynowy.
- Magazyn – dokumenty wpływające na stan magazynowy.
- Korekta – dokumenty korekcyjne.
Podtyp – dla każdego z typów dokumentów możesz przypisać konkretny podtyp. Np. dla typu Sprzedaż, podtypem dokumentu może być faktura.Seria korekty dokumentu – z rozwijanej listy wybierz serię dla korekty dokumentów.Szablon wydruku dokumentu – możesz zostawić tę wartość jako domyślną lub utworzyć własny szablon dostosowany do indywidualnych potrzeb w zakładce Administracja ⇨ Szablony wydruków.Wysyłka powiadomienia email – zaznacz, jeżeli chcesz by dokument był wysyłany drogą mailową.
Szablon wiadomości email – wybierz szablon dla wiadomości email. Szablony skonfigurujesz w zakładce Administracja ⇨ Szablony wiadomości. Więcej informacji w artykule pomocy ⇨Czas wysyłki – określ kiedy dokument ma zostać wysłany drogą mailową.Sposób usunięcia dokumentów – w tym miejscu możesz ustawić, czy przy usuwaniu dokumentu serii ma pojawić się pytanie o powód usunięcia dokumentu.Źródło VAT – wybierz źródło stawki VAT z zamówień lub magazynu lub określ ręcznie stawkę VAT dla całej serii. Stawkę VAT skonfigurujesz w zakładce Asortyment ⇨ Produkty. Jeśli nie uzupełnisz stawki VAT w magazynie, na dokumencie pojawi się odpowiedni komunikat.Źródło danych produktów –wybierz skąd mają być pobierane dane produktów.Dodaj koszt wysyłki – zaznacz tę opcję by automatycznie dodać koszt dostawy do dokumentów.Termin płatności – wybierz z listy konkretny czas lub zapłacono.Źródło waluty – ustal kurs źródła waluty.Automatyczne przeliczenia do waluty podstawowej –zaznaczenie tej opcji przeliczy cały dokument na wybraną walutę podstawową.Podstawowa waluta – z listy wybierz preferowaną walutę.Szablon pól dodatkowych – w tym miejscu możesz wybrać zdefiniowane pola dodatkowe dla serii. Więcej o dodawaniu pól dodatkowych w dalszej części instrukcji.Efekt magazynowy – zaznacz tę opcję jeżeli chcesz by dokumenty magazynowe wpływały na ruch magazynowy.Seria dokumentu magazynowego – ustal, co ma powodować efekt magazynowy.Usuń powiązane dokumenty, gdy usuwasz dokument z tej serii – zaznacz tę opcję, jeżeli chcesz usuwać powiązane dokument, po usunięciu dokumentu z serii.Status zamówienia do tworzenia dokumentu – określ status zamówienia, w którym system wygeneruje dokument z serii.Status zamówienia do usuwania dokumentu – określ status zamówienia, w którym system usunie dokument z serii. Zalecamy pozostawić to pole puste.Status zamówienia w przypadku wystąpienia błędu – określ status zamówienia, po pojawieniu się błędu przy generowaniu dokumentu z tej serii.Status zamówienia do aktualizacji dokumentu – określ status zamówienia, w którym system pozwoli na edycję dokument z serii.Reset numeracji – określ czy chcesz, by numeracja dokumentów z serii była resetowana, co jakiś czas.Początkowy numer –numer od którego zaczyna się numeracja.Format numeracji – ustal format numeracji miesięcznej lub rocznej.
Sekcja: Dane firmowe
Uzupełnij wymagane dane lub Zaktualizuj na podstawie firmy w Sellasist, jeżeli dodałeś wcześniej swoją firmę w zakładce Administracja ⇨ Firmy. Po uzupełnieniu pól kliknij Zapisz.
Rezerwacja
Wybierając typ serii: Magazyn w Podtypie będziesz mieć możliwość wybrania rezerwacji.
Dzięki tej funkcjonalności masz możliwość rezerwacji produktów. W karcie Asortyment ⇨ Produkty w edycji produktu pojawi się informacja o rezerwacji.
Stan rezerwacji będzie wynosił 0.00 ponieważ w wersji beta funkcjonalności zarzadzanie stanem magazynowym za pomocą dokumentów zostało wyłączone.
Po kliknięciu w Rezerwacja i Pokaż informacje magazynowe możesz zobaczyć wszystkie dokumenty oraz ile sztuk danego produktu jest zarezerwowane
W ustawieniach serii wybierz również Tryb realizacji rezerwacji.
Dla przejrzystości zalecamy wybranie trybu Usuwanie by po zrealizowaniu rezerwacji w Twoim panelu nie gromadziły się zbędne dokumenty.
Dokumenty sprzedaży
Po skonfigurowaniu serii możesz przejść do dodawania dokumentów sprzedaży. Dokumenty możesz w łatwy sposób dodawać z poziomu zamówienia lub z zakładki Dokumenty sprzedaży.- Z poziomu zamówienia
1. Przejdź do zakładki Zamówienia ⇨ Zamówienia i wejdź w wybrane zamówienie.2. Kliknij Dokumenty i wybierz Wystaw dokument sprzedażowy lub Wystaw dokument magazynowy.
- Z poziomu zakładki
1. Przejdź do zakładki Dokumenty [Beta] ⇨ Dokumenty sprzedaży i kliknij ikonę + by dodać dokument.
2. Z rozwijanej listy wybierz dokument i kliknij ok.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, do którego chcesz wystawić dokument i kliknij Pobierz. Wszystkie podane w zamówieniu dane podstawią się automatycznie. Jeżeli w zamówieniu nie ma niezbędnych danych możesz uzupełnić je ręcznie.
Po pobraniu danych zamówienia na samym dole strony znajdziesz sekcję Produkt, w której pojawią się wszystkie produkty z wybranego zamówienia.
4. W sekcji Informacje uzupełnisz dane dotyczące dokumentu
5. Znajduje się tu również sekcja Kody GTU. Możesz przypisać dowolną ilość kodów, klikając chceckbox.
6. Jeżeli skonfigurujesz Pola dodatkowe znajdziesz je w tym miejscu. Więcej o dodawaniu pól dodatkowych w dalszej części instrukcji.
7. Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Masowe zmiany w liście dokumentów
Dla dokumentów Sprzedaż, Korygujących oraz Magazynowych możesz drukować, edytować lub usuwać dokumenty.
UWAGA!Usunięte dokumenty są archiwizowane. Wystarczy, że klikniesz Pokaż filtr i zaznaczysz Pokaż usunięte.
Dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe są niezbędne, jeżeli chcesz zarządzać ruchem magazynowym tylko na podstawie wydań zewnętrznych.
1. Przejdź do zakładki Dokumenty [Beta] ⇨ Dokumenty magazynowe i kliknij ikonę + by dodać dokument.
2. Z rozwijanej listy wybierz dokument i kliknij ok.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, do którego chcesz wystawić dokument i kliknij Pobierz. Wszystkie podane w zamówieniu dane podstawią się automatycznie. Jeżeli w zamówieniu nie ma niezbędnych danych możesz uzupełnić je ręcznie.
Po pobraniu danych zamówienia na samym dole strony znajdziesz sekcję Produkt, w której pojawią się wszystkie produkty z wybranego zamówienia.
4. W sekcji Informacje uzupełnisz dane dotyczące dokumentu
5. Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Eksporty
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Eksporty kliknij ikonę + by dodać eksport.
2. Z rozwijanej listy wybierz typ eksportu.
3. Skonfiguruj eksport.
Ustawienia – wybierz w jaki przedział czasowy ma obejmować eksport oraz typ wybranej daty. Ustal również czy eksportowane dokumenty mają zawierać numer NIP lub jego brak. Z rozwijanej listy Seria numeracji wybierzesz serię dokumentów brane pod uwagę w eksporcie.
Format Eksportu – wybierz jeden z dostępnych formatów pliku.
Szablony pól dodatkowych
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Szablony pól dodatkowych kliknij ikonę +.
2. Skonfiguruj wartość pola dodatkowego w zależności od potrzeb.
Nazwa szablon – wpisz dowolną nazwęTyp pola – wybierz jedną z dwóch opcji. Dzięki typowi Select możesz stworzyć pole z możliwością wybrania kilku opcji.Nazwa pola – wpisz dowolną nazwę pola, która wyświetli się podczas drukowania dokumentu.Tytuł pola – wpisz dowolną nazwę pola.Domyślna wartość – wartość, która będzie wyświetlana domyślnieOpcje (dla typu Select) – możesz stworzyć pole z tytułem "kolor”, w opcjach możesz wypisać po przecinku wszystkie kolory, które będą dostępne do wyboru.
POWIĄZANE ARTYKUŁY
