Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
-
Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
Dokumenty sprzedażowe i magazynowe – nowy moduł w Sellasist
Nowy moduł dokumentów to środowisko, które usprawni Twoją codzienną pracę, zwiększając kontrolę nad gospodarką magazynową. Wprowadza kompleksowe zarządzanie dokumentami sprzedażowymi i magazynowymi, zapewniając pełną elastyczność konfiguracji numerów serii oraz obsługę wielu firm. Nowy moduł umożliwi wystawianie i zarządzanie dokumentami takimi jak:
Dokumenty sprzedażowe:- FV (faktura VAT) – podstawowy dokument sprzedaży.
- PAR (paragon fiskalny) – rejestracja sprzedaży detalicznej.
- KOR (faktura korygująca) – korekta wcześniej wystawionej faktury.
Dokumenty magazynowe:- RZ (rezerwacja) – automatyczna rezerwacja towaru przy każdej sprzedaży.
- PZ (przyjęcie zewnętrzne) – rejestracja dostaw i przyjęć spoza firmy.
- PW (przyjęcie wewnętrzne) – transfery między jednostkami przedsiębiorstwa.
- WZ (wydanie zewnętrzne) – wydanie towaru na sprzedaż lub w formie darowizny.
- RW (rozchód wewnętrzny) – zużycie materiałów na potrzeby firmy, np. produkcja.
Nowe środowisko w Sellasist umożliwia pełną automatyzację procesów oraz ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb firm, w tym precyzyjne zarządzanie brakami i przyczynami wydań.
Co zyskasz z nowym modułem?- Nowoczesna architektura
Moduł został zbudowany od podstaw w oparciu o nowy, skalowalny kod. Oznacza to większą wydajność, mniejszą awaryjność i szybszy rozwój nowych funkcji.- Kompletny zestaw dokumentów
Nowy moduł dokumentów w Sellasist umożliwia tworzenie i personalizację wszystkich typów dokumentów sprzedażowych i magazynowych. Możesz definiować szablony, serie, numeracje, pola dodatkowe i wygląd wydruków. Dostępne są gotowe wzory oraz możliwość tworzenia własnych na bazie zmiennych systemowych. System wspiera także eksport plików JPK, EPP i innych zestawień do ewidencji i rozliczeń.- Pełna kontrola magazynowa
Dotychczas stany magazynowe były aktualizowane ręcznie. Teraz możesz wdrożyć pełny obieg dokumentów magazynowych, gdzie każda zmiana wynika z odpowiedniego dokumentu, np. przyjęcia towaru. System automatycznie rezerwuje produkty po złożeniu zamówienia, a na karcie produktu widzisz powiązane dokumenty. Rozwiązanie zwiększa kontrolę nad stanami i redukuje ryzyko błędów, przy zachowaniu możliwości ręcznego zarządzania.- Automatyzacja i wielofirmowość
Możesz zautomatyzować wysyłkę powiadomień do klientów oraz powiązać wystawianie dokumentów z efektami magazynowymi — na przykład automatycznie generować dokument WZ po wystawieniu faktury. System umożliwia także przypisywanie statusów do operacji i budowanie własnych scenariuszy działań. Dodatkowo, możesz obsługiwać wiele firm jednocześnie, przypisując im osobne serie dokumentów i konfigurując procesy według indywidualnych potrzeb.- Moduł gotowy na integracje z ERP
Nowy moduł to solidna podstawa pod przyszłe integracje z systemami ERP. Pracujemy już nad kolejnymi funkcjonalnościami!
KROK 1: Jak zacząć korzystać z Dokumentów w wersji beta?
Nowy moduł dokumentów udostępniamy dla użytkowników w fazie beta. Funkcjonalność jest ciągle dopracowywana przez nasz dział techniczny. Udostępniliśmy użytkownikom dwie opcje aktywowania nowego modułu dokumentów na koncie Sellasist.
1. Włączenie przez Funkcje eksperymentalne bez efektu magazynowego.Przejdź do zakładki Administracja ⇨ Funkcje eksperymentalne i włącz [BETA] Nowy moduł dokumentów.
W tej opcji udostępniliśmy użytkownikom korzystanie z nowego modułu dokumentów, bez efektu magazynowego. Oznacza to, że możesz równolegle prowadzić dokumentację w starym i nowym module. Opcja ta pozwoli Ci zorganizować pracę bez konieczności rezygnowania ze starych rozwiązań. Dokumenty nie będą wpływały na stany magazynowe.
2. Włączenie przez BOK wersji beta wraz z efektem magazynowym.Jeżeli zdecydujesz się przetestować pełną wersję beta funkcjonalności, napisz do nas na adres email: biuro@esprzedaz.com.
Funkcja ta pozwala na wpływanie na stan magazynowy za pomocą dokumentów. Oznacza to, że zarządzanie stanami magazynowymi odbywa się tylko i wyłącznie przez przepływ dokumentów. Wymaga to dostosowania dotychczasowego modelu zarządzania dokumentami do nowych rozwiązań.
W czasie korzystania mogą pojawić się błędy i usterki. Nasz dział techniczny będzie reagował na zgłoszenia, co przyspieszy procesy optymalizacyjne i pozwoli na szybsze dopracowanie funkcjonalności dla wszystkich użytkowników.
KROK 2: Konfiguracja Dokumentów [Beta]
W panelu Sellasist dodaliśmy nową zakładkę Dokumenty [Beta]. Za jej pomocą uzyskasz dostęp do wszystkich funkcji nowego modułu dokumentów.
Seria dokumentów
Zacznij konfiguracje od Serii dokumentów, by od razu uporządkujesz dokumenty według określonego kryterium oraz zorganizować i ponumerować wszystkie serie, jakie będziesz chciał stworzyć.
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Seria dokumentów możesz skonfigurować istniejące serię i dodać nowe.
Czerwone trójkąty przy seriach dokumentów oznaczają, że należy uzupełnić wymagane dane. Po uzupełnieniu wymaganych danych trójkąt zniknie.
2. Dodaj serię, klikając ikonę + lub edytuj serię, klikając ikonę ołówka.3. W sekcji Ustawienia serii skonfigurujesz ustawienie w zależności od preferencji.
Sekcja: Ustawienia serii
Nazwa serii – Wpisz dowolną nazwę serii np. Faktura.Prefix – wyświetli się przed numerem dokumentu np. FV.Suffix – wyświetli się po numerze dokumentu.Typ – wybierz czy seria będzie dotyczyć dokumentów magazynowych, sprzedażowych lub korekty.- Sprzedaż – dokumenty nie wpływające na stan magazynowy.
- Magazyn – dokumenty wpływające na stan magazynowy.
- Korekta – dokumenty korekcyjne.
Podtyp – dla każdego z typów dokumentów możesz przypisać konkretny podtyp. Np. dla typu Sprzedaż, podtypem dokumentu może być faktura.Seria korekty dokumentu – z rozwijanej listy wybierz serię dla korekty dokumentów.Szablon wydruku dokumentu – możesz zostawić tę wartość jako domyślną lub utworzyć własny szablon dostosowany do indywidualnych potrzeb w zakładce Administracja ⇨ Szablony wydruków.Wysyłka powiadomienia email – zaznacz, jeżeli chcesz by dokument był wysyłany drogą mailową.
Szablon wiadomości email – wybierz szablon dla wiadomości email. Szablony skonfigurujesz w zakładce Administracja ⇨ Szablony wiadomości. Więcej informacji w artykule pomocy ⇨Czas wysyłki – określ kiedy dokument ma zostać wysłany drogą mailową.Sposób usunięcia dokumentów – w tym miejscu możesz ustawić, czy przy usuwaniu dokumentu serii ma pojawić się pytanie o powód usunięcia dokumentu.Źródło VAT – wybierz źródło stawki VAT z zamówień lub magazynu lub określ ręcznie stawkę VAT dla całej serii. Stawkę VAT skonfigurujesz w zakładce Asortyment ⇨ Produkty. Jeśli nie uzupełnisz stawki VAT w magazynie, na dokumencie pojawi się odpowiedni komunikat.Źródło danych produktów –wybierz skąd mają być pobierane dane produktów.Dodaj koszt wysyłki – zaznacz tę opcję by automatycznie dodać koszt dostawy do dokumentów.Termin płatności – wybierz z listy konkretny czas lub zapłacono.Źródło waluty – ustal kurs źródła waluty.Automatyczne przeliczenia do waluty podstawowej –zaznaczenie tej opcji przeliczy cały dokument na wybraną walutę podstawową.Podstawowa waluta – z listy wybierz preferowaną walutę.Szablon pól dodatkowych – w tym miejscu możesz wybrać zdefiniowane pola dodatkowe dla serii. Więcej o dodawaniu pól dodatkowych w dalszej części instrukcji.Efekt magazynowy – zaznacz tę opcję jeżeli chcesz by dokumenty magazynowe wpływały na ruch magazynowy.Seria dokumentu magazynowego – ustal, co ma powodować efekt magazynowy.Usuń powiązane dokumenty, gdy usuwasz dokument z tej serii – zaznacz tę opcję, jeżeli chcesz usuwać powiązane dokument, po usunięciu dokumentu z serii.Status zamówienia do tworzenia dokumentu – określ status zamówienia, w którym system wygeneruje dokument z serii.Status zamówienia do usuwania dokumentu – określ status zamówienia, w którym system usunie dokument z serii. Zalecamy pozostawić to pole puste.Status zamówienia w przypadku wystąpienia błędu – określ status zamówienia, po pojawieniu się błędu przy generowaniu dokumentu z tej serii.Status zamówienia do aktualizacji dokumentu – określ status zamówienia, w którym system pozwoli na edycję dokument z serii.Reset numeracji – określ czy chcesz, by numeracja dokumentów z serii była resetowana, co jakiś czas.Początkowy numer –numer od którego zaczyna się numeracja.Format numeracji – ustal format numeracji miesięcznej lub rocznej.
Sekcja: Dane firmowe
Uzupełnij wymagane dane lub Zaktualizuj na podstawie firmy w Sellasist, jeżeli dodałeś wcześniej swoją firmę w zakładce Administracja ⇨ Firmy. Po uzupełnieniu pól kliknij Zapisz.
Rezerwacja
Wybierając typ serii: Magazyn w Podtypie będziesz mieć możliwość wybrania rezerwacji.
Dzięki tej funkcjonalności masz możliwość rezerwacji produktów. W karcie Asortyment ⇨ Produkty w edycji produktu pojawi się informacja o rezerwacji.
Stan rezerwacji będzie wynosił 0.00 ponieważ w wersji beta funkcjonalności zarzadzanie stanem magazynowym za pomocą dokumentów zostało wyłączone.
Po kliknięciu w Rezerwacja i Pokaż informacje magazynowe możesz zobaczyć wszystkie dokumenty oraz ile sztuk danego produktu jest zarezerwowane
W ustawieniach serii wybierz również Tryb realizacji rezerwacji.
Dla przejrzystości zalecamy wybranie trybu Usuwanie by po zrealizowaniu rezerwacji w Twoim panelu nie gromadziły się zbędne dokumenty.
Dokumenty sprzedaży
Po skonfigurowaniu serii możesz przejść do dodawania dokumentów sprzedaży. Dokumenty możesz w łatwy sposób dodawać z poziomu zamówienia lub z zakładki Dokumenty sprzedaży.- Z poziomu zamówienia
1. Przejdź do zakładki Zamówienia ⇨ Zamówienia i wejdź w wybrane zamówienie.2. Kliknij Dokumenty i wybierz Wystaw dokument sprzedażowy lub Wystaw dokument magazynowy.
- Z poziomu zakładki
1. Przejdź do zakładki Dokumenty [Beta] ⇨ Dokumenty sprzedaży i kliknij ikonę + by dodać dokument.
2. Z rozwijanej listy wybierz dokument i kliknij ok.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, do którego chcesz wystawić dokument i kliknij Pobierz. Wszystkie podane w zamówieniu dane podstawią się automatycznie. Jeżeli w zamówieniu nie ma niezbędnych danych możesz uzupełnić je ręcznie.
Po pobraniu danych zamówienia na samym dole strony znajdziesz sekcję Produkt, w której pojawią się wszystkie produkty z wybranego zamówienia.
4. W sekcji Informacje uzupełnisz dane dotyczące dokumentu
5. Znajduje się tu również sekcja Kody GTU. Możesz przypisać dowolną ilość kodów, klikając chceckbox.
6. Jeżeli skonfigurujesz Pola dodatkowe znajdziesz je w tym miejscu. Więcej o dodawaniu pól dodatkowych w dalszej części instrukcji.
7. Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Masowe zmiany w liście dokumentów
Dla dokumentów Sprzedaż, Korygujących oraz Magazynowych możesz drukować, edytować lub usuwać dokumenty.
UWAGA!Usunięte dokumenty są archiwizowane. Wystarczy, że klikniesz Pokaż filtr i zaznaczysz Pokaż usunięte.
Dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe są niezbędne, jeżeli chcesz zarządzać ruchem magazynowym tylko na podstawie wydań zewnętrznych.
1. Przejdź do zakładki Dokumenty [Beta] ⇨ Dokumenty magazynowe i kliknij ikonę + by dodać dokument.
2. Z rozwijanej listy wybierz dokument i kliknij ok.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, do którego chcesz wystawić dokument i kliknij Pobierz. Wszystkie podane w zamówieniu dane podstawią się automatycznie. Jeżeli w zamówieniu nie ma niezbędnych danych możesz uzupełnić je ręcznie.
Po pobraniu danych zamówienia na samym dole strony znajdziesz sekcję Produkt, w której pojawią się wszystkie produkty z wybranego zamówienia.
4. W sekcji Informacje uzupełnisz dane dotyczące dokumentu
5. Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Eksporty
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Eksporty kliknij ikonę + by dodać eksport.
2. Z rozwijanej listy wybierz typ eksportu.
3. Skonfiguruj eksport.
Ustawienia – wybierz w jaki przedział czasowy ma obejmować eksport oraz typ wybranej daty. Ustal również czy eksportowane dokumenty mają zawierać numer NIP lub jego brak. Z rozwijanej listy Seria numeracji wybierzesz serię dokumentów brane pod uwagę w eksporcie.
Format Eksportu – wybierz jeden z dostępnych formatów pliku.
Szablony pól dodatkowych
1. W zakładce Dokumenty [Beta] ⇨ Szablony pól dodatkowych kliknij ikonę +.
2. Skonfiguruj wartość pola dodatkowego w zależności od potrzeb.
Nazwa szablon – wpisz dowolną nazwęTyp pola – wybierz jedną z dwóch opcji. Dzięki typowi Select możesz stworzyć pole z możliwością wybrania kilku opcji.Nazwa pola – wpisz dowolną nazwę pola, która wyświetli się podczas drukowania dokumentu.Tytuł pola – wpisz dowolną nazwę pola.Domyślna wartość – wartość, która będzie wyświetlana domyślnieOpcje (dla typu Select) – możesz stworzyć pole z tytułem "kolor”, w opcjach możesz wypisać po przecinku wszystkie kolory, które będą dostępne do wyboru.
POWIĄZANE ARTYKUŁY
