Instrukcja konfiguracji nowego modułu integracji Sellasist i Kaufland

Nowy moduł integracji ze sklepami oraz marketplace otwiera przed Tobą nowe możliwości w zakresie zarządzania e-commerce, zapewniając płynność oraz efektywność w procesach zarządzania produktami, zamówieniami i logistyką. 

Celem nowego podejścia do integracji systemów w Sellasist jest znaczne przyspieszenie i uproszczenie procesu dodawania nowych sklepów czy marketplace'ów. Głównym założeniem jest standaryzacja elementów wspólnych takich jak obsługa zamówień, produktów oraz synchronizacja stanów magazynowych i cen. Dzięki temu, przy dodawaniu nowych integracji, deweloperzy skoncentrują się wyłącznie na implementacji konektorów API oraz na tłumaczeniu danych między API a platformą Sellasist. 

Dotychczas każda nowa integracja wymagała tworzenia dedykowanych widoków konfiguracyjnych i kompleksowego procesu ustawień. Obecnie odchodzimy od tego modelu na rzecz modelu uniwersalnego. Wszystkie nowe integracje będą realizowane w jednolity sposób, a w przyszłości planujemy przenieść istniejące integracje do tego nowego, ujednoliconego modułu.

Istotną zmianą w nowym modelu jest także sposób zarządzania danymi produktów. Stare integracje pozwalały na ciągłe pobieranie informacji o produktach, co było wygodne dla sklepów skonfigurowanych w ten sposób. Nowy model, oparty na importach na żądanie, eliminuje tę funkcję, co może być postrzegane jako ograniczenie, ale również wprowadza większą kontrolę i efektywność.

Głównym celem integracji jest zautomatyzowanie i centralizacja procesów sprzedaży i zarządzania magazynem, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne reagowanie na potrzeby rynku oraz oczekiwania klientów. 

    • Centralizacja zarządzania w Sellasist przekształca platformę w kluczowe centrum, gdzie skupione są wszystkie niezbędne dane — od cen, przez stany magazynowe, aż po szczegóły zamówień. Sellasist, pełniąc rolę "serca" systemu, gromadzi kompleksowe informacje, które następnie są efektywnie przekazywane do innych systemów. Całość można łatwo administrować bezpośrednio z panelu administracyjnego Sellasist, co znacząco zwiększa kontrolę i usprawnia procesy.

    • Poprawa efektywności operacyjnej: Zastosowanie modelu opartego na importach na żądanie zamiast ciągłego pobierania danych minimalizuje ryzyko przeciążenia systemu i pozwala na lepsze zarządzanie.

    • Jednolitość w zarządzaniu integracjami: Wszystkie nowe oraz przyszłe integracje będą realizowane w ramach tego samego, spójnego modelu, co zwiększa przewidywalność i ułatwia zarządzanie.

    • Monitorowanie:  Dodatkowo każda operacja i czynność jest zapisywana w logach, umożliwiając szczegółowe śledzenie działalności systemu.

Niniejsza instrukcja obejmuje szczegółowy opis kroków niezbędnych do konfiguracji nowego modułu integracji Sellasist z Kaufland, od konfiguracji konta, przez mapowanie danych, synchronizacje zamówień i produktów, import oraz omówienie Raportów synchronizacji. 

1. Zaloguj się do panelu sprzedawcy Kaufland pod adresem http://sellerportal.kaufland.de

2. W panelu bocznym przejdź do zakładki "Settings", a następnie wybierz "API".

3. Jeśli klucze API są już wygenerowane: System Kaufland nie pozwala na odzyskanie istniejących kluczy; w takim przypadku musisz wygenerować nowe, co spowoduje, że wszystkie dotychczasowe integracje przestaną działać. 

Należy wtedy potwierdzić ostrzeżenie i wygenerować nowe. 

4. Generowanie nowych kluczy API: Kliknij przycisk generowania kluczy ("Generate new API keys" i wygeneruj nowe klucze. 

Skopiuj je i zapisz w bezpiecznym miejscu (np. w Notatniku). 

Potrzebne będa dwa klucze: "Client Key" (klucz klienta) i "Secret Key" (klucz API).

1. W panelu administracyjnym Sellasist przejdź do zakładki Integracje ⇨ Kaufland. Kliknij przycisk Dodaj konto, co przekieruje Cię do formularza dodawania konta Kaufland.

2. Wypełnianie danych konta:

• Wyświetlana nazwa w Sellasist: Wpisz nazwę, która będzie widoczna w panelu Sellasist.
• Klucz klienta: Wprowadź "Client Key" uzyskany z panelu sprzedawcy Kaufland.
• Klucz API: Wprowadź "Secret Key" uzyskany z panelu sprzedawcy Kaufland.

• Wybierz kraj: Wybierz odpowiedni kraj z listy.
• Powiązane konto email: Wybierz adres email powiązany z kontem.
• Kolor: Wybierz kolor, który pozwoli odróżnić tę integrację od innych w panelu Sellasist.

Uwaga! Dane do integracji znajdziesz w swoim panelu sprzedawcy na stronie w panelu administracyjnym Kaufland (Krok 1).

3. Zapisanie i walidacja:

Po wypełnieniu formularza, kliknij przycisk „Zapisz”, aby przeprowadzić wstępną walidację konta. System rozpocznie analizę Twojego konta, aby sprawdzić szczegóły związane z używaną integracją. Proces ten może trwać od kilkunastu sekund do kilku minut, zależnie od rodzaju integracji. W tym czasie na ekranie pojawi się pasek ładowania oraz zostanie wyświetlony komunikat: 

„ Połączenie jest poprawne. Właśnie analizujemy Twoje konto, robimy to po to, aby sprawdzić czego używasz w danej integracji. W zależności od rodzaju integracji może to potrwać kilkanaście sekund lub minut.”

Wstępna walidacja obejmuje skanowanie ostatnich 1000 zamówień, co pozwala na zbudowanie informacji o najczęściej używanych mapowaniach płatności, dostaw oraz statusów na Twoim koncie Kauflnd.  Dzięki temu system określi, jakie informacje będą wymagane od Ciebie do uruchomienia procesu pobierania zamówień.

    • W przypadku wykrycia błędu, takiego jak na przykład niepoprawny login, system wyświetli stosowny komunikat, np.

„Wpisane dane integracyjne są niepoprawne.

• Wszystkie działania są rejestrowane w logach czynności, dostępnych zarówno dla użytkowników, jak i administratorów, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie procesami.

Po pomyślnej wstępnej walidacji na ekranie pojawi się komunikat: „Połączenie jest poprawne. Skanowanie zakończone, przejdź do pozostałych konfiguracji”. 

Po tym etapie, możesz przejść do dalszych ustawień konfiguracyjnych.

W panelu użytkownika, po utworzeniu nowego konta, obok nazwy konta  Kaufland zostaną wyświetlone możliwe konfiguracje konta, takie jak mapowanie metod płatności, mapowanie metod dostaw, mapowanie statusów, ustawienia zamówień, importy oraz raporty. 

Powiąż odpowiednie metody płatności przypisane dla Kaufland oraz Sellasist i kliknij Zapisz. 

Uwaga! Bez konfiguracji tej sekcji, pobieranie zamówień nie będzie możliwe!

Na dole strony dostępne są również logi czynności, które umożliwiają bieżące monitorowanie wszystkich operacji konfiguracyjnych, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad procesem zarządzania płatnościami w panelu administracyjnym Sellasist.

*Logi powyżej 30 dni są usuwane. Oznacza to, że po zalogowaniu nowego zdarzenia te powyżej 30 dni będą automatycznie usuwane. Ale tylko przy wykonaniu "Zapisz" sprawdzane jest, które logi są starsze.

Na dole strony znajdują się logi czynności, które oferują pełny wgląd w wszystkie działania konfiguracyjne. Zapewniają one przejrzystość procesów i pomagają w szybkiej identyfikacji i rozwiązywaniu problemów, co jest nieocenione dla administratorów systemu i użytkowników panelu.

Ta struktura zapewnia, że zarządzanie metodami dostawy jest równie systematyczne i skuteczne jak zarządzanie metodami płatności, co z kolei przyczynia się do większej efektywności operacyjnej i lepszej obsługi klienta.

Zmapuj statusy z Kaufland z odpowiednimi statusami w Sellasist.

Pamiętaj! Synchronizacja statusów odbywa się tylko w kierunku Sellasist ⇨ Kaufland

Funkcja mapowania statusów w Sellasist umożliwia powiązanie statusów zamówień z systemu Kaufland ze statusami w Sellasist, ale synchronizacja odbywa się tylko w jednym kierunku – z Sellasist do Kaufland. To oznacza, że statusy zamówień są przekazywane bezpośrednio z Sellasist do systemu zewnętrznego Kaufland.

Dzięki tej funkcji, jeśli użytkownik ustawi, że status zamówienia w Kaufland ma być na przykład „Wykonane/wysłane”, to taki status zostanie zaktualizowany w Kaufland, pod warunkiem, że API pozwoli na wykonanie tej operacji. W przypadku, gdyby API zablokowało zmianę statusu z jakiegokolwiek powodu, odpowiedni błąd zostanie zarejestrowany. Informacje o błędzie, wraz z jego szczegółami, będą dostępne w logach zamówienia, co umożliwia szybkie zidentyfikowanie i rozwiązanie problemu.

Dodatkowo, w nowym module integracji, w przeciwieństwie do wcześniejszych wersji, nie zastosowano już domyślnego statusu dla niezmapowanych statusów. Obecnie, jeśli jakiś status nie zostanie zmapowany, system wyświetli wartość „BRAK”. 

W tej sekcji znajdują się opcje konfiguracyjne, które umożliwiają precyzyjne zarządzanie procesem pobierania zamówień z konta Kaufland. 

Włącz pobieranie zamówień – Zaznacz tę opcję, aby aktywować pobieranie zamówień z konta Kaufland do Sellasist.

Pobieraj zamówienia od daty – Ustaw datę, od której system ma zacząć pobierać zamówienia. Data bazuje na dacie utworzenia w systemie Kaufland. Brak ustawionej daty spowoduje, że zamówienia będą pobierane od momentu aktywacji tej funkcji.

Zalecamy ustawienie tej daty.

*W przyszłości to ustawienie będzie wymagane. 

Zamówienia pobieraj do statusu – Wybierz z listy odpowiedni status, do którego zamówienia mają być pobierane z konta Kaufland. Jest to kluczowe dla utrzymania porządku i precyzyjnego zarządzania zamówieniami.

Możesz tu precyzyjnie określić, do jakiego statusu zamówienia z konta Kaufland mają być pobierane. Ważne jest, aby dokładnie wybrać odpowiedni status z listy dostępnych opcji. Możliwe jest, że w systemie istnieją różne warianty statusu "Nowe", takie jak „Nowe allegro”, „Nowe emag”, „Nowe idosell”. Precyzyjne nazewnictwo i selekcja statusu, do którego mają być pobierane zamówienia, są kluczowe dla utrzymania porządku w przetwarzanych zamówieniach.

Uwaga! Należy pamiętać, że przy wyborze daty wstecznej dla rozpoczęcia pobierania zamówień, system przypisze wszystkie zamówienia, niezależnie od ich aktualnego statusu w Kaufland, do wybranego statusu w Sellasist, np. „NOWE kaufland”. To oznacza, że nawet zamówienia już zrealizowane w Kaufland zostaną przypisane do nowego statusu w Sellasist.

Wybierz statusy, w których będą aktualizowane zamówienia – Określ, które statusy zamówień mają podlegać aktualizacji. To konfiguracja, która pozwala na kontrolę nad tym, w jakich statusach zamówienia będą dalej aktualizowane. Zapobiega to problemom takim jak różnica statusów zamówień między systemami.

Jest to kluczowe, gdyż zamówienia znajdujące się w pierwszym zaznaczonym statusie będą traktowane jako rozpoczęte do realizacji i nie będą przyjmowały dalszych aktualizacji danych ze sklepu Kaufland. To umożliwia efektywną kontrolę nad procesem realizacji zamówienia, zwłaszcza gdy informacje o płatności lub innych aspektach zamówienia mogą opóźniać się z różnych przyczyn.

Warto zwrócić uwagę na to, że po pobraniu zamówienia do Sellasist, nie jest możliwa aktualizacja koszyka w tym zamówieniu. Oznacza to, że wszelkie edycje zamówienia, takie jak dodanie produktów czy zmiana specyfikacji, muszą być wykonane bezpośrednio w Sellasist, a nie w systemie zewnętrznym. Koszyk edytowany w Sellasist nie ulegnie zmianie na podstawie danych z Kaufland po jego pierwotnym pobraniu.

Aktualizuj statusy zamówień – Zaznacz, jeśli chcesz, aby statusy zamówień były aktualizowane w Sellasist zgodnie z danymi z Kaufland. Ważne jest, aby statusy były odpowiednio zmapowane w zakładce Mapowanie statusów, inaczej aktualizacje nie będą przeprowadzane.

W tej opcji ważne jest zrozumienie, że każdy zaznaczony status będzie podlegać mapowaniu. Jeśli zaznaczysz tylko jeden status, to tylko on będzie aktualizowany zgodnie z ustawieniami, które określiłeś. To daje dużą elastyczność w konfiguracji, ale równocześnie wymaga dokładnego planowania, aby zapewnić prawidłowe przetwarzanie zamówień.

Aktualizuj statusy zamówień – Zaznacz, jeżeli chcesz, aby wraz z wysłaniem numeru listu przewozowego do Kaufland przesyłka automatycznie zmieniała status na Wysłane.

Wysyłaj dokumenty sprzedaży - Faktury i dokumenty będą wysyłane do "nazwa konta Kaufland"

Synchronizuj dokumenty zamówienia od daty - Data, od której będą synchronizowane dokumenty sprzedaży.

Wybierz źródło dokumentu - wybierz:

Ręcznie dołączone do zamówienia - Ręcznie dodny plik dokumentu do zamówienia w polu dodatkowym (Rodzaj: Dokument sprzedaży)

1. Diagnostyka problemów:

W przypadku wystąpienia błędów lub problemów, pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie logów czynności oraz komunikatów błędów. Często zawierają one kluczowe wskazówki dotyczące przyczyny problemu.

2. Kontakt ze wsparciem technicznym:

Jeśli problemy będą się powtarzać lub ich rozwiązanie wykracza poza dostępne w panelu narzędzia, zaleca się kontakt z działem wsparcia technicznego Sellasist. Dostarczenie szczegółowych informacji dotyczących dokładnego opisu błędu oraz logów ułatwi szybsze rozwiązanie problemu.