Dokumenty usprawniają codzienną pracę działu sprzedaży — zapewniają pełną kontrolę nad transakcjami i pozwalają dostosować procesy do potrzeb firmy.
Typy dokumentów sprzedażowych
- FV (faktura VAT): Podstawowy dokument sprzedaży.
- FV/OSS (faktura VAT OSS): Umożliwia rozliczanie VAT w jednym państwie bez konieczności rejestracji w innych krajach UE.
Wskazówka: Aby skonfigurować VAT OSS, w edycji serii (Dokumenty [Nowe] → Serie dokumentów) wybierz Podtyp: Faktura i zaznacz checkbox Dokument OSS.
- PAR (paragon fiskalny): Rejestracja sprzedaży detalicznej.
- KOR (faktura korygująca): Korekta wcześniej wystawionej faktury.
Środowisko dokumentów sprzedażowych wspiera automatyzację procesów — umożliwia szybkie wystawianie, edycję i wysyłkę dokumentów oraz personalizację szablonów, serii i numeracji zgodnie z wymaganiami Twojej firmy.
Krok 1: Jak zacząć?
1. W panelu Sellasist przejdź do Dokumenty [Nowe] → Dokumenty magazynowe i kliknij przycisk Przejdź do ustawień.
2. W ustawieniach wybierz sposób zarządzania stanami magazynowymi. Dostępne są tryby:
- Zarządzanie stanami za pomocą dokumentów: Ten tryb sprawia, że wszystkie zmiany w stanach magazynowych odbywają się wyłącznie poprzez wystawianie dokumentów magazynowych w Sellasist. Oznacza to, że zarządzanie stanami staje się w pełni zależne od obiegu dokumentów i wymaga dostosowania dotychczasowych procesów do nowego modelu pracy. Wybranie tej opcji wyłącza aktualizacje stanów przez API. Jeśli posiadasz połączony system ERP, synchronizacja stanów z ERP do Sellasist nie będzie działać — stan magazynowy będzie aktualizowany wyłącznie na podstawie dokumentów tworzonych w Sellasist.
- Zarządzanie stanami bez użycia dokumentów: W tym trybie stany magazynowe nie są powiązane z dokumentami. Ilości produktów są zmieniane bezpośrednio — np. na karcie produktu, przez API (synchronizacja stanów z ERP) czy akcje automatyczne. Dokumenty nie wpływają na stan magazynowy, a pełnią jedynie funkcję informacyjną. To rozwiązanie sprawdza się tam, gdzie wystarczają bieżące ilości dostępne w systemie, bez potrzeby szczegółowego śledzenia ruchów magazynowych.
- Zarządzanie stanami za pomocą dokumentów i ręcznej edycji: Ten tryb łączy oba podejścia — stan magazynowy może być zmieniany zarówno poprzez dokumenty, jak i inne sposoby modyfikacji stanów. Dokumenty pozwalają zachować pełną historię ruchów magazynowych, a ręczna edycja daje możliwość ewentualnych szybkich korekt.
Krok 2: Konfiguracja dokumentów
Wskazówka: Wstępne ustawienia dokumentów zostały skonfigurowane tak, aby odpowiadały potrzebom większości użytkowników. Wszystkie ustawienia możesz dostosować do swoich potrzeb.
1. Aby utworzyć lub edytować serie dokumentów, przejdź do Dokumenty [Nowe] → Serie dokumentów.
2. Dodaj nową serię, klikając przycisk z ikoną plusa lub edytuj istniejącą.
Wskazówka: Ikona czerwonego trójkąta znajdująca się przy konkretnej pozycji na liście oznacza brak wymaganych danych w serii. Po ich uzupełnieniu ikona zniknie.
3. Przechodząc do tworzenia lub edycji serii dokumentów, na ekranie zobaczysz formularz serii podzielony na dwie sekcje.
Sekcja: Ustawienia serii
- Nazwa serii: Wpisz dowolną nazwę, np. Faktura Polska.
- Prefix/Suffix: Elementy wyświetlane odpowiednio przed i po numerze dokumentu (np. prefix/4/11/2025/suffix).
- Kolor dla serii: Kolor dla serii dokumentu widoczny w panelu Sellasist.
- Typ: Określ rodzaj dokumentów:
Sprzedaż — nie wpływa na stan magazynowy
Magazyn — wpływa na stan magazynowy
Korekta — dotyczy dokumentów korekcyjnych
- Podtyp: Doprecyzowuje typ, np. dla magazynu może to być PZ lub WZ.
- Seria korekty dokumentu: Wybierz serię, która ma być powiązana z korektami wystawianymi do bieżącej serii dokumentów.
- Szablon wydruku dokumentu: Pozostaw domyślny lub utwórz/wybierz własny (zakładka Administracja → Szablony wydruków).
- Wysyłka powiadomienia e-mail: Zaznacz, jeśli dokument ma być automatycznie wysyłany do klienta.
- Szablon wiadomości e-mail: Wybierz wzór wiadomości (możesz go utworzyć w Administracja → Szablony wiadomości).
- Czas wysyłki: Określ moment wysyłki dokumentu.
- Sposób usunięcia dokumentów: Zdecyduj, czy przy usuwaniu ma pojawiać się pytanie o powód usunięcia.
- Źródło VAT: Określ, skąd mają być pobierane stawki VAT (z zamówień, z magazynu, ustaw ręcznie lub domyślna stawka kraju dostawy w przypadku OSS).
- Data sprzedaży na dokumencie: Określ datę sprzedaży, jaka ma zostać umieszczona na dokumencie.
- Niepowiązany produkt: Pobierz VAT z zamówienia: Zaznacz, jeśli chcesz, aby w razie braku powiązania produktu system automatycznie pobierał stawkę VAT z zamówienia.
- Sposób wyliczania stawki VAT dla dostawy: Określ metodę naliczania stawki VAT dla kosztów dostawy (dokładna stawka albo domyślna dla kraju dostawy).
- Źródło danych produktów: Wybierz, skąd mają być pobierane dane o produktach.
- Dodaj koszt wysyłki: Automatyczne doliczanie kosztów dostawy do dokumentu.
- Nazwa pozycji z kosztami dostawy: Nazwa, jaka zostanie nadana dla pozycji z kosztami dostawy.
- Termin płatności: Ustaw liczbę dni na zapłatę lub wybierz opcję Zapłacono.
- Źródło waluty: Wybierz źródło kursu waluty.
- Automatyczne przeliczenia do waluty podstawowej: Zaznacz, aby system automatycznie przeliczał kwotę na walutę podstawową. Ta opcja spowoduje utratę informacji o pierwotnej walucie.
- Szablon pól dodatkowych: Definiowanie własnych pól wyświetlanych na dokumentach (możesz je utworzyć w zakładce Szablony pól dodatkowych).
- Wyłącz walidację danych kupującego: Zaznacz, jeśli chcesz, aby Sellasist pozwalał ręcznie wystawiać dokument bez uzupełnionych danych kupującego.
- Efekt magazynowy: Zaznacz, jeśli dokumenty tej serii mają wpływać na stany magazynowe.
- Status zamówienia do tworzenia dokumentu: Status zamówienia, w którym system wygeneruje dokument z tej serii. Dokumenty można także wystawiać poprzez akcje automatyczne.
- Status zamówienia do usuwania dokumentu: Status zamówienia, w którym system będzie usuwał dokumenty. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz usuwać dokumentów w ten sposób.
- Status zamówienia w przypadku wystąpienia błędu: Wybierz, do jakiego statusu ma trafić zamówienie w przypadku błędu podczas generowania dokumentu z tej serii.
- Status zamówienia do aktualizacji dokumentu: Wybierz status zamówienia, w którym dokument może być zaktualizowany. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz automatycznie aktualizować dokumentów.
- Reset numeracji: Ustaw, czy numeracja ma się automatycznie zerować, np. co miesiąc lub rok.
- Początkowy numer: Określ numer startowy dla bieżącej serii. Po wystawieniu dokumentu z tym numerem przywróć ustawienie do wartości domyślnej — w przeciwnym razie w kolejnym miesiącu numeracja ponownie rozpocznie się od tej wartości.
- Format numeracji: Wybierz format numeracji dla serii dokumentu.
- Uwagi: Dodatkowe informacje przypisane do serii dokumentów. Pole jest dostępne jako zmienna w szablonach wydruków (wykorzystywana w domyślnych szablonach). Może służyć m.in. do prezentowania podstawy zwolnienia z VAT na wydruku.
Sekcja: Dane firmowe
Ręcznie uzupełnij wymagane dane lub — jeśli wcześniej dodałeś dane w zakładce Administracja → Firma — kliknij przycisk Zaktualizuj na podstawie firmy w Sellasist.
Wskazówka: Aby przygotować wersję dokumentu w innym języku, przejdź do Administracja → Szablony wydruków → Dodaj szablon.
Dokumenty sprzedaży
Po skonfigurowaniu serii możesz rozpocząć wystawianie dokumentów sprzedaży. Można to zrobić na dwa sposoby — bezpośrednio z poziomu zamówienia lub z zakładki Dokumenty sprzedaży.
Z poziomu zamówienia
1. Przejdź do Zamówienia → Zamówienia → Wybrane zamówienie.
2. Najedź kursorem na przycisk Dokumenty [Nowe], a następnie wybierz Wystaw dokument sprzedażowy.
Z poziomu zakładki w dokumentach
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Dokumenty sprzedaży i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Z rozwijanej listy wybierz odpowiedni typ dokumentu i zatwierdź wybór.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, dla którego chcesz wystawić dokument, a następnie kliknij Pobierz. Dane z zamówienia zostaną automatycznie uzupełnione, a ewentualne brakujące informacje uzupełnisz ręcznie.
Po pobraniu danych z zamówienia, na dole strony, w sekcji Produkt, zobaczysz wszystkie produkty powiązane z danym zamówieniem.
4. W sekcji Informacje uzupełnij dane dotyczące dokumentu (np. data, numer serii, sposób płatności).
5. W sekcji Kody GTU możesz przypisać odpowiednie kody, zaznaczając właściwe checkboxy. Możesz dodać ich dowolną liczbę.
6. Jeśli wcześniej skonfigurowałeś pola dodatkowe, również pojawią się w tym miejscu i będą dostępne do edycji.
Zmiany bezpośrednio na liście dokumentów
Dokumenty typu Sprzedaż, Korekta i Magazyn wspierają bezpośrednie akcje, takie jak drukowanie, edycja i usuwanie wielu dokumentów jednocześnie.
Uwaga: Usunięte dokumenty nie są trwale usuwane — trafiają do archiwum. Aby je wyświetlić, kliknij Pokaż filtr i zaznacz opcję Pokaż usunięte.
Eksporty
Eksporty pomagają wygodnie generować zestawienia i pliki z dokumentami magazynowymi w wybranym formacie. Dzięki temu możesz szybko przekazać dane do systemu księgowego, ewidencji lub analizy sprzedaży.
Jak utworzyć eksport
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Eksporty i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Z rozwijanej listy wybierz typ eksportu.
3. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia nowego eksportu.
- Zakres dat: Określ, jaki przedział czasowy mają obejmować dane
- Typ wybranej daty: Wybierz, według jakiego kryterium ma być liczony okres
- NIP: Określ, czy chcesz wyeksportować wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP, tylko dokumenty bez NIP, czy też wszystkie — niezależnie od tego, czy NIP występuje
- Seria numeracji: Wskaż, które serie dokumentów mają zostać uwzględnione
W sekcji Format eksportu wybierz jeden z dostępnych formatów pliku (np. CSV, JPK, EPP) w zależności od potrzeb systemu księgowego lub ewidencyjnego.
Po wypełnieniu formularza eksportu kliknij przycisk Zapisz, aby wygenerować eksport.
Szablony pól dodatkowych
Szablony pól dodatkowych pozwalają dodawać własne pola do dokumentów magazynowych — np. informacje o numerze partii, kolorze produktu czy sposobie pakowania. Dzięki nim możesz lepiej dopasować dokumenty do potrzeb swojej firmy i zachować spójność danych.
Jak utworzyć szablon pola dodatkowego
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Szablony pól dodatkowych i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Na ekranie zobaczysz formularz nowego szablonu.
- Nazwa szablonu: Wpisz dowolną nazwę, pod którą rozpoznasz szablon w panelu Sellasist
- Typ pola: Wybierz typ Text (pole tekstowe) lub Select (lista opcji do wyboru)
- Wskazówka: Typ Select pozwala przygotować listę wartości, np. Kolor: czerwony, niebieski, zielony
- Nazwa pola: Nazwa widoczna na szablonie wydruku
- Tytuł pola: Nazwa wyświetlana w edycji dokumentu
- Domyślna wartość: Treść, która będzie automatycznie wpisywana w pole (można ją później zmienić)
- Opcje (dla typu Select): Wpisz możliwe wartości, oddzielając je przecinkami, np. S, M, L, XL
Po zapisaniu szablonu możesz przypisać go do wybranej serii dokumentów w ustawieniach serii. Dzięki temu pola będą automatycznie pojawiać się przy tworzeniu nowych dokumentów.
Przesyłanie dokumentów z nowego modułu do Allegro
Jeśli chcesz, aby do zamówień z Allegro automatycznie przesyłane były pliki PDF z nowego modułu dokumentów:
1. Przejdź do Integracje → Allegro → Ustawienia kont i kliknij przycisk z ikoną klucza.
2. W sekcji Faktury zaznacz checkbox [Beta] Wysyłaj faktury z nowych dokumentów do zamówień z Allegro.
Po zapisaniu zmian, system będzie automatycznie wysyłał pliki PDF z fakturami z modułu dokumentów bezpośrednio do zamówień Allegro.
Automatyczne generowanie dokumentów
Moduł dokumentów umożliwia także automatyczne wystawianie dokumentów, jeśli spełnione zostaną określone warunki.
1. Przejdź do Administracja → Automatyzacja, otwórz zakładkę Akcje dla zamówień i kliknij przycisk z ikoną plusa.
Warunek
[Beta] Dokument z serią został wystawiony: Określa, kiedy akcja ma zostać wykonana:
- Został wystawiony: Warunek spełni się, jeśli w zamówieniu znajduje się dokument z wybraną serią.
- Nie został wystawiony: Warunek spełni się, jeśli w zamówieniu nie ma żadnego dokumentu z zaznaczonych serii.
Wskazówka: Jeśli chcesz sprawdzić, czy w zamówieniu są dwa różne dokumenty, dodaj dwa warunki.
Efekt
[Beta] Wystaw dokument z serią: Po spełnieniu warunku system automatycznie utworzy dokument z wybranej serii.
W opcjach dodatkowych możesz określić:
- indywidualny termin płatności;
- własną datę sprzedaży;
- stanowisko druku, z którego dokument ma zostać wydrukowany.
Więcej na temat konfiguracji stanowisk druku znajdziesz
tutaj.