Zamówienia cykliczne to rozwiązanie, które
automatyzuje proces składania powtarzalnych zamówień. Dzięki niemu możesz łatwo tworzyć regularne zamówienia na podstawie już istniejących i przypisywać je do wybranych klientów. Rozwiązanie to
oszczędza czas,
eliminuje ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu powtarzających się zamówień,
zapewnia stałą aktualność cen produktów, a także
pozwala lepiej planować sprzedaż i obsługę klienta.
Zanim zaczniesz: Zamówienie cykliczne powstaje na bazie zamówienia już istniejącego w systemie i może zostać przypisane tylko utworzonym klientom. Aby dowiedzieć się więcej na temat dodawania nowych klientów, kliknij
tutaj.
Konfiguracja
1. Aby rozpocząć konfigurację nowego cyklu, przejdź do Zamówienia → Zamówienia cykliczne i na karcie głównej zamówień cyklicznych kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Na ekranie zobaczysz formularz konfiguracji nowego zamówienia cyklicznego.
- Nazwa cyklu: Nazwa widoczna w panelu Sellasist.
- Krótki opis: Dodatkowe informacje i komentarze wewnętrzne, niewidoczne dla kupującego.
- Identyfikator zamówienia źródłowego: ID istniejącego zamówienia, na podstawie którego powstanie zamówienie cykliczne. ID możesz wpisać bezpośrednio w okno albo wybrać zamówienie z listy za pomocą przycisku Wybierz (screen poniżej).
Wskazówka: Zamówienie źródłowe może pochodzić od dowolnego klienta, ponieważ system skopiuje z niego wyłącznie listę produktów. Dane poszczególnych kupujących zostaną automatycznie uzupełnione w każdym zamówieniu cyklicznym z osobna na podstawie klientów, których wybierzesz w ostatniej sekcji formularza.
- Status nowego zamówienia: Status, do którego będą przenoszone wszystkie nowe zamówienia wygenerowane w ramach cyklu.
- Pobieraj aktualne ceny z asortymentu: System będzie automatycznie aktualizował ceny produktów w każdym zamówieniu cyklicznym zgodnie z najnowszą ceną sprzedaży brutto, z zakładki Asortyment.
- Data rozpoczęcia: Dzień pierwszego wykonania cyklu.
Ważne: Jeśli chcesz wykonywać cykl konkretnego dnia każdego miesiąca, zwróć uwagę na różną ilość dni kalendarzowych w poszczególnych miesiącach. Jeśli wybierzesz dzień, który nie występuje w którymś z miesięcy (np. 31 lutego), system automatycznie uruchomi cykl w ostatnim dniu tego miesiąca.
- Rodzaj odstępu: Jednostka określająca odstęp między cyklami (dzień, tydzień, miesiąc, rok).
- Wartość odstępu: Liczba określająca, co ile jednostek czasu cykl ma się powtarzać (np. 1 miesiąc, 2 tygodnie, 7 dni).
- Data zakończenia: Dzień, w którym cykl ma się zakończyć. Jeśli przypada na dzień wykonania cyklu, system wygeneruje zamówienie, a następnie zakończy cykl.
- Data następnego wykonania: Informacja na temat następnego wykonania cyklu przy obecnych ustawieniach.
- Klienci: Lista klientów, dla których chcesz generować cykliczne zamówienia. Kliknij przycisk Dodaj klienta i wybierz odpowiednie osoby/firmy z listy (screen poniżej).
3. Po uzupełnieniu formularza kliknij przycisk Zapisz. Na liście zamówień cyklicznych zobaczysz nową pozycję z wybraną grupą klientów, dla których od tej chwili Sellasist będzie regularnie generował powtarzalne zamówienia.
W każdej chwili możesz edytować ustawienia cyklu, klikając ikonę ołówka w kolumnie Akcje, a wszelkie informacje na temat wykonywanych działań znajdziesz w logach.
Funkcjonalności
Zamówienia cykliczne są w pełni kompatybilne z akcjami automatycznymi. Dzięki temu możesz dowolnie zautomatyzować cały proces cykliczności — od poinformowania kupującego o nowym zamówieniu i wysłania linku do płatności, przez wystawienie faktury i zmianę statusów, aż po przekazanie zamówienia do spakowania i wysyłki.
Przykładowy scenariusz
Dwoje kupujących co kwartał zamawia konkretny, zawsze ten sam zestaw produktów, więc w porozumieniu z każdym z nich postanawiasz utworzyć zamówienie cykliczne.
Wskazówka: Niżej przedstawione statusy zamówień są standardowymi, samodzielnie utworzonymi statusami. Więcej o tworzeniu własnych statusów zamówień znajdziesz
tutaj.
Przykładowe warunki i efekty
- Nowe zamówienie w ramach cyklu
– Przenieś zamówienie do statusu Cykliczne: Nowe
– Wyślij kupującemu powiadomienie o nowym zamówieniu wraz z linkiem do płatności
- Zamówienie nie zostało opłacone w ciągu 7 dni
– Wyślij kupującemu przypomnienie wraz z linkiem do płatności
– Przenieś zamówienie do statusu Cykliczne: Zaległa płatność
- Zamówienie zostało opłacone
– Wystaw i wyślij kupującemu fakturę
– Przenieś zamówienie do statusu Cykliczne: Do spakowania
- Zamówienie zostało spakowane
– Zamów kuriera i wydrukuj etykietę
– Wyślij wiadomość do kupującego o przygotowaniu paczki do wysyłki
Pełną listę dostępnych akcji automatycznych wraz z przykładami znajdziesz
tutaj.
Zamówienia cykliczne to narzędzie, które pozwala w pełni zautomatyzować obsługę powtarzalnych zamówień — od ich utworzenia, przez komunikację z klientem i płatności, aż po wysyłkę. W połączeniu z akcjami automatycznymi cały proces przebiega sprawnie i bez angażowania dodatkowej pracy, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm współpracujących ze stałymi klientami i realizujących cykliczne dostawy.
POWIĄZANE ARTYKUŁY