Załóżmy, że chcesz automatycznie informować klientów o wystawieniu faktury. Ustawiasz warunek "Status dokumentu sprzedaży" w Sellasist, aby akcja automatyczna dotyczyła zamówień, dla których została wystawiona faktura. Gdy faktura zostanie wystawiona dla danego zamówienia, system automatycznie wyśle powiadomienie do klienta z informacją o wystawieniu dokumentu sprzedaży wraz z załączoną fakturą.
Innym przykładem może być automatyczne aktualizowanie statusu zamówienia po wystawieniu dokumentu sprzedaży. Na przykład możesz chcieć zmienić status zamówienia na "Wysłane" po wystawieniu faktury.
Jak skonfigurować warunek automatyzacji Status dokumentu sprzedaży w akcjach dla zamówień?
1. W zakładce Administracja ⇨ Automatyzacja przejdź do sekcji Akcje dla zamówień.
Lub Zamówienia ⇨Akcje automatyczne
2. Na górze strony znajdziesz karty: Dziennik zdarzeń, Akcje dla asortymentu, Akcje dla zamówień.
W Dzienniku zdarzeń znajdziesz wszystkie wykonane akcje.
Możesz tu przeglądać raporty z ostatniego miesiąca i ręcznie uruchamiać akcje.
Kliknij Dodaj akcję automatyczną.
3. Uzupełnij nazwę akcji
Uwaga!
Jeżeli chcesz dodać nową akcję w Sellasist możesz wybrać między automatycznym uruchamianiem akcji po spełnieniu określonych warunków lub ręcznym aktywowaniem ich za pomocą przycisków (więcej o przyciskach: TUTAJ).
Możesz również użyć obu sposobów uruchamiania akcji jednocześnie. Dzięki temu będziesz miał np. możliwość ponownego wykonania akcji, gdy automatyczna próba zakończy się niepowodzeniem.
Dla uruchamiania samoczynnego:
4. ustaw opóźnienie jej wykonania w minutach.
Opóźnienie określa czas, przez jaki wszystkie warunki muszą być spełnione, by akcja została wykonana. Dzięki temu można, np. sprawić, by produkty z zerowym stanem magazynowym zostały wyłączone dopiero wtedy, gdy ten stan utrzymuje się przez 5 dni. Jeżeli użyjesz opóźnienia nie może być ono niższe niż 2 minut.
Ustaw tryb działania akcji.
Masz do wyboru: tryb ciągły lub wybrane dni i godziny.
Wybrane dni i godziny: w tym trybie akcje będą wykonywane tylko w wybranych dniach i godzinach. Zdarzenia, które miałyby się wykonać poza nimi będą wstrzymywane i realizowane dopiero w wybranym czasie. Jeśli nie podasz godzin działania, akcja będzie mogła być wykonywana całą dobę.
Dzięki odpowiedniej konfiguracji możesz sprawić, by np. zamówienia trafiały do realizacji tylko w godzinach pracy Twojego magazynu.
5. Możesz wybrać datę złożenia zamówienia, aby zastosować warunek do zamówień złożonych w określonym okresie.
Pamiętaj! Data jest ustawiana na czas tworzenia danej nowej akcji, tak aby nowa akcja była skierowana dla nowo wpływających zamówień. Jeżeli ustawisz datę wstecz, system sprawdzi wszystkie zamówienia z tego okresu i zastosuje do nich wybrany efekt akcji, co może być problematyczne dla zamówień już zrealizowanych.
6. Kliknij Dodaj warunek.
Wybierz warunek: Status dokumentu sprzedaży
Kliknij Dodaj warunek.
7. Wybierz odpowiednią opcję z listy:
10. Kliknij Zapisz.
Dodatkowo, dla twojej wygody oraz oszczędności Twojego czasu masz możliwość tworzenia kopii utworzonych już wcześniej akcji.
Aby utworzyć kopię danej akcji przejdź do Administracja ⇨ Automatyzacja ⇨ edycja wybranej akcji automatycznej (Lub Zamówienia ⇨ Akcje automatyczne ⇨ edycja wybranej akcji automatycznej), którą chcesz skopiować. Klikając Zapisz jako nowy - utworzysz jej kopię.